Termes et conditions

The owner of the website e-residence.com is e-residence.com OÜ. (the company is based in Tallinn, Kesklinna linnaosa, Rotermanni tn 6, 10111).

En acceptant les conditions générales, le présent "accord" est conclu entre l'utilisateur du site Web, ci-après dénommé "client", et le propriétaire du site Web, ci-après dénommé "fournisseur de services". Le client et le prestataire de services sont également désignés individuellement comme une "partie" et collectivement comme les "parties".

Toute personne qui s'inscrit et fait une demande pour tout service offert sur https://e-residence.com/ par le site web est considéré comme ayant pris connaissance des conditions d'utilisation et de traitement des données personnelles et les accepte donc.

1. DÉFINITIONS

Dans le présent accord, les termes suivants auront la signification indiquée :

  • "Site web" - est le site web auquel on accède par le lien suivant : e-residence.com
  • "Accord" désigne le présent accord de services et de conseil
  • "Date de début" signifie le jour de l'acceptation du présent accord
  • "Société" désigne la société que le client constituera au Portugal.

Plate-forme - désigne le site web sur lequel le Service est disponible. Elle est détenue, contrôlée, gérée, entretenue et/ou hébergée par e-residence.com

2. OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE DE SERVICES

2.1. Le Prestataire de services fournira les services (les "Services") tels que définis et décrits au paragraphe 4.

2.2. Le prestataire de services s'engage à maintenir une communication régulière avec le client pendant toute la durée du contrat.

3. OBLIGATIONS DU CLIENT

3.1. Le client s'engage à fournir en temps utile tous les documents, données et informations demandés par le prestataire de services pour exécuter les travaux relatifs à la prestation de services.

3.2. Les documents d'identité du client doivent répondre aux exigences, être valides, doivent contenir votre signature, sans quoi vos documents ne peuvent être certifiés et le processus ne peut être lancé.

4. LES SERVICES ET LEURS CONDITIONS DE FOURNITURE

4.1 Constitution de la société

4.1.1. Le champ d'application initial du contrat consiste pour le prestataire de services à fournir au client des services de conseil pour l'établissement de sa société à responsabilité limitée au Portugal, notamment en l'aidant à constituer la société, jusqu'à son enregistrement auprès de la sécurité sociale et d'autres autorités compétentes, comme suit :

  • Demande et délivrance de cartes d'identité de contribuable portugais par les autorités compétentes
  • Demander et obtenir l'approbation du périmètre de l'entreprise et le certificat de réservation du nom.
  • Fournir une adresse commerciale pour l'enregistrement de la société au Portugal
  • Exécution de toutes les étapes de la procédure requise pour constituer la société au registre. 
  • Payer tous les frais gouvernementaux pour l'identification des contribuables, la réservation du nom de la société et l'enregistrement de la société.

4.1.2. The Monthly Scope of the Agreement is for the Service Provider to provide the Client with consultancy services for the management of its company in Portugal, namely by providing the following set of monthly services:

  • recevoir le courrier de la société et informer le client de toutes les correspondances (les correspondances seront supprimées dans les 14 jours suivant leur numérisation)
  • Numérisation et envoi par courrier électronique de copies numériques de toutes les correspondances importantes de la société.

4.1.3. State-fee that was paid at the company creation couldn`t be refunded, the refund can be provided only on the processing fee.

All services are provided for individuals and cannot be provided for other parties. All invoices will be issued only in the client’s name and not to any entities.

4.2. NIF

Le Client mandate par la présente le Prestataire de Services pour représenter ses intérêts et ceux des membres de sa famille et pour entreprendre les actions nécessaires au nom du Client dans la demande d'acquisition de NIF (Número de Identificação Fiscal) du Client. L'étendue des travaux est la suivante :

  • Demande et délivrance de cartes d'identité de contribuable portugais auprès de l'autorité fiscale et douanière (Autoridade Tributária e Aduaneira" ) 
  • Mise à disposition du représentant fiscal local pour la période de 1 an pour les non-résidents.

4.2.1. The user (“User”) hereby declares and confirms that they have never possessed, applied for, or been assigned a Número de Identificación Fiscal (NIF) or equivalent tax identification number in their country of residence or any other jurisdiction.

4.2.2. The User further declares and confirms that they have never authorized, instructed, or permitted any other person, entity, or third party to apply for, obtain, or use a NIF or equivalent tax identification number on their behalf or for their benefit.

4.2.3. The User acknowledges that providing false or misleading information with respect to their NIF status may result in the termination of their account, access to services, and/or any other applicable penalties under the laws and regulations governing the use of such tax identification numbers.

4.2.4. The User agrees to promptly notify e-residence.com in writing if their NIF status changes or if they become aware of any inaccuracies or omissions in the information provided in this section.

4.2.5. e-residence.com reserves the right to request additional documentation or information from the User to verify their NIF status and compliance with these terms and conditions. Failure to provide such documentation or information upon request may result in the termination of the User’s account and access to services.

Le coût de votre demande de FNI comprend une année (12 mois) de représentation fiscale. À la fin de cette année, votre représentation fiscale sera automatiquement renouvelée au tarif de 99 €/an et débitée de votre carte de paiement. Vous pouvez annuler ce service après être devenu résident fiscal portugais et avoir mis à jour votre adresse auprès du bureau des impôts ou trouvé un autre représentant fiscal et nous en informer.

4.2.6. The User acknowledges and agrees that in the event e-residence.com contacts the relevant tax office or authority, and it is determined that a NIF or equivalent tax identification number has already been assigned to the User, any service fees paid by the User to e-residence.com related to the application or assistance for obtaining a NIF shall be deemed non-refundable.

4.2.7. The cost for requesting a password via the NIF application form is €10, after the initial form request, any subsequent password reset requests will incur an increased fee of €20.

4.2.8. The delivery timeline for passwords is not guaranteed and is subject to factors beyond the control of e-residence.com. These factors may include, but are not limited to, the processing timelines of tax offices and postal services. While we make every effort to ensure timely delivery, e-residence.com cannot be held responsible for delays in the receipt of passwords caused by external factors.

4.3. NHR

The Client appoints the Service Provider to represent their interests, and those of their family members, in the application for acquiring NHR (Non-Habitual Residents) tax status.

4.3.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NHR status on their behalf.

4.3.2. The User acknowledges that providing false or misleading information regarding their NHR status may lead to account termination, loss of service access, and legal penalties.

4.3.3. e-residence.com may request additional documentation to verify the User’s NHR status. Non-compliance may result in account termination and service denial.

4.3.4. The fee for CRUE application using our address is €3000/year, non-refundable post application.

4.3.5. The CRUE service includes appointment scheduling, document preparation, and support during city hall visits.

4.3.6. The provided address is exclusively for CRUE registration and tax office correspondence. Any other use of this address is unauthorized.

4.3.7. The Client may cancel the address subscription by providing an updated NIF with a new address via email ou WhatsApp.

4.4. NISS

Par la présente, le Client mandate le Prestataire de services pour représenter ses intérêts et ceux des membres de sa famille et pour entreprendre les actions nécessaires au nom du Client dans la demande d'acquisition de NISS (Número de Identificação da Segurança Social). L'étendue du travail est la suivante :

  • Demander et obtenir un numéro de sécurité sociale portugais auprès de l'autorité sociale ("Segurança Social").
4.4.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NISS on their behalf.

4.5. Document notatization

We offer document notarization services, which include the certification of documents by an EU notary public. Our services are designed to ensure that your documents are properly notarized in accordance with applicable laws and regulations.

4.5.1. The estimated turnaround time for document notarization services is 24 hours. This estimate is based on the availability of appointments and excludes holidays. While we strive to meet this turnaround time, it cannot be guaranteed.

4.5.2. Delays beyond the estimated turnaround time do not constitute a breach of these Terms and Conditions and will not result in refunds or compensation.

4.5.3. We guarantee that documents notarized by us will be 100% eligible in countries that are part of the Hague Convention.

4.5.4. Clients are responsible for consulting the specific requirements of the public authorities in the country where the document will be presented to ensure compliance.

4.5.5. Documents certified by an EU notary public through our service may be accepted without an apostille within the European Union. However, acceptance is subject to the discretion of the receiving authority.

4.5.6. The cost for our notarization service is €100. This fee is due at the time of service request and is payable through the payment methods specified on our platform.

4.5.7.  Refunds are available under the following conditions:

  • Refunds are only possible until the document has been sent to the Client digitally.
  • Once the Client has received an electronic copy of the notarized documents, the fee becomes non-refundable.
 

4.6. Ouvrir un compte bancaire

Le Client mandate par la présente le Prestataire de services pour représenter ses intérêts et ceux des membres de sa famille et pour entreprendre les actions nécessaires au nom du Client dans le cadre de sa demande d'ouverture de compte bancaire. L'étendue des travaux est la suivante :

  • Demande et ouverture d'un compte bancaire auprès d'une agence bancaire. 
  • Le coût de notre service de compte bancaire est de 300 € (500 € - en personne). Ces frais se décomposent en deux parties : 1) Frais de traitement - 150 € (250 €) 2) Frais d'exécution - 150 € (250 €).
    Cela ne comprend pas le dépôt initial ni les frais mensuels de la banque.
  • En cas de refus de la banque ou de demande de remboursement par le client, nous remboursons 50% du coût du service.
Délai d'exécution du compte bancaire courant : 3-4 semaines, Le délai d'exécution est durée estimée sur la base des documents fournis et non garantie.
 
Notre délai d'exécution est une estimation car il y a des éléments qui échappent à notre contrôle (par exemple, les douanes internationales, les délais d'expédition et la conformité bancaire). Nous ne pouvons pas garantir que votre compte bancaire sera ouvert à une certaine date.
E-residence n'est pas une banque et ne peut garantir l'ouverture de votre compte.
 

4.7. NIE

Le Client mandate par la présente le Prestataire de services pour représenter ses intérêts et ceux des membres de sa famille et pour entreprendre les actions nécessaires au nom du Client dans la demande d'acquisition de NIE (Número de Identificación de Extranjeros) du Client. L'étendue du travail est la suivante :

  • Demande et délivrance par la police d'un numéro d'identification espagnol pour les étrangers
  • Cirtifier les documents des clients
  • Obtenir le scan du document/envoyer par courrier (si nécessaire) au client
Current NIE turnaround time: 14 days, Le délai d'exécution est Heure estimée en fonction de la disponibilité des rendez-vous et non garantie.
 
Notre délai d'exécution est une estimation, car certains éléments échappent à notre contrôle (par exemple, la disponibilité des rendez-vous). Nous ne pouvons pas garantir que votre NIE sera ouvert à une certaine date. e-residence.com is not a police and can`t guarantee you this.

4.7.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NIE on their behalf.
4.7.2. En cas de refus par la police, nous remboursons 100% du coût du service.
4.7.3. En cas de remboursement à la demande du client, nous remboursons 50% du coût du service.

4.8. NUSS

The Client hereby appoints the Service Provider to represent his/her interests and interests of his/her family members and to undertake the necessary actions on Client’s behalf in Client’s application for the acquisition of NUSS (Número de la Seguridad Social). The scope of work is as follows:

  • Applying for and issuing Portuguese social security number from the social authority ( “Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)”).
4.8.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NUSS on their behalf.

5. Verification policy
 
At e-residence.com, we implement comprehensive verification processes to ensure the integrity and security of our services. This policy applies to all clients utilizing any service provided through our platform. The following outlines our approach to managing discrepancies and detecting potential fraud during the verification process:
 
5.1.1. Integrity Checks: We conduct thorough checks to identify any fraudulent patterns, including forged documents or inconsistencies in submitted information.
Identity Verification: A mismatch between a client’s live image and the photo ID will result in a temporary suspension of service pending additional verification.
Multiple Identity Use: Utilization of a single selfie with different IDs under various names will lead to denial of service.
Fraud List Screening: Clients identified on any fraud list will not be eligible for our services.
Document Authenticity: Submissions showing signs of alteration through editing software will be automatically denied.
Consequences and Compliance:
 
5.1.2. Service Denial: Verification failure due to the reasons mentioned will result in denial of the requested service. Fees may be retained to cover processing expenses.
Collaboration with Authorities: e-residence.com is committed to legal compliance and will cooperate with law enforcement in investigating and addressing fraudulent or illegal activities.
 
This policy underscores e-residence.com’s dedication to maintaining a secure and trustworthy environment for all our clients across various services, including but not limited to document notarization. Our verification processes are designed to protect our clients and our platform and government institutions from fraud and misuse.
 

6. DURATION, CHARGES AND PAYMENT TERMS 

6.1. Agreement Duration: From the Start Date until cancellation with prior notice from Client by sending an official notice to the Company via email 1 month prior to the termination of this Agreement. All obligations of the Parties, including payment obligations for the Services, which have already been provided up to the date of termination of the Contract, must be performed in full. 

6.2. Charges for Services: In consideration of the performance of the Services, the Client will pay the Service Provider the charges (the “Charges”) plus any applicable taxes and duties. 

7. REFUND POLICY

7.1.  Le fournisseur est dégagé de toute responsabilité pour tout manquement ou retard dans l'exécution des obligations considérant tous les services en cas de renoncement par le département de conformité, l'institution concernée.

7.2. In the event that a refund is deemed necessary or appropriate, e-residence.com will only refund the client an amount equal to the exact payment made by the client for the specific service in question, without any additional percentage or compensation fees. By using our services, clients agree to this refund limitation and acknowledge that they will not be eligible for any further compensation beyond the original payment amount.

7.3. Service provider is not obligated to make refund (the “Services”) as defined and described in Paragraph “4.2.6.”, “4.5.7.”, “4.7.2.”, “4.7.3.”, 5.1.2.”, “7.1″
 
7.4. Service provider makes refund only to the same card as the client used for application.
 

8. REPRESENTATIONS AND WARRANTIES

Chaque partie déclare et garantit qu'à la date d'entrée en vigueur :

  • Il dispose de tous les pouvoirs et de l'autorité nécessaires pour conclure le présent accord et remplir ses obligations en vertu des présentes, et la signature et la remise du présent accord ainsi que la réalisation des transactions envisagées par le présent accord ont été dûment autorisées par toutes les actions nécessaires de sa part ;
  • Le présent accord constitue une obligation légale, valide et contraignante de cette partie, qui lui est opposable en fonction de ses termes ;
  • La prestation de services par la seconde partie sera réalisée en toute indépendance fonctionnelle et hiérarchique par rapport à la première partie.
  • Le prestataire de services se conformera à toutes les lois, règles et réglementations applicables liées à sa prestation de services et le client se conformera à toutes les lois, règles et réglementations applicables liées à sa réception des services.  

9. COMPLIANCE WITH LAWS

Les parties se conformeront à toutes les lois, règlements et autres exigences gouvernementales obligatoirement applicables dans l'exécution de leurs obligations en vertu de l'accord. 

10. CONFIDENTIALITY

10.1. Client and Service Provider agree not to disclose to third parties information in connection with costs, expenses, ways of doing business or techniques, nor any other information or document received from the other party identified in writing as confidential or as exclusive property, or otherwise received under circumstances in which the recipient would reasonably apprehend such information to be in which the recipient would reasonably apprehend such information to be confidential, except to persons, attorneys, employees, auditors, consultants, agents, subcontractors or other persons, with whom they have a confidential relationship or agreement (collectively, “Representatives”).

10.2. Client and Service Provider shall each be responsible for any breach of the provisions of this Section by any of its respective Representatives. Subject to the preceding, under no circumstances may confidential information or documents be disclosed to a third party, affiliate or person who is or is liable to be a competitor of the other Party. During the term of this Agreement and for a period of two (2) years after the expiry or early termination of this Agreement, each Party shall take all reasonable precautionary measures possible in order to avoid disclosure of said confidential or proprietary information to third parties

11. Force Majeure

11.1. The Parties are released from liability for any failure or delay in the performance of the obligations arising herein, where such failure or delay arises out of or is caused directly or indirectly by circumstances beyond Parties’ reasonable control (including, but not limited to Acts of God, earthquakes, volcano, eruptions, fires, floods, wars, civil or military disturbances, sabotage, terrorism, epidemics, riots, interruptions, loss or malfunctions of utilities, computers (hardware or software) or communication services, DDoS attacks. accidents, labour disputes, acts of any civil or military authority or governmental actions) provided however that the Parties shall use its best endeavours to resume performance as soon as reasonably possible.

11.2. In case such circumstances occur, the Party shall notify the other Party within 10 days.

11.3. If force majeure circumstances continue to remain in place for more than 60 days, each Party has a right to terminate the Agreement unilaterally. 

12. CONTRACT DISPUTES AND APPLICABLE LAW

12.1. All disputes related to the conclusion, interpretation, execution and termination, shall be resolved by the Parties by negotiations. 

12.2. This Agreement shall be governed exclusively by the laws of Portugal 

12.3. In the case of unresolved disputes using the complaint procedure, as well as in the case of non-response to the claim within the term specified in le présent accord, tout litige, controverse ou réclamation découlant du présent accord ou en rapport avec celui-ci sont résolus par un tribunal.

13. FINAL PROVISIONS

13.1. By using  the Platform, the Customer consents to the Terms of Services.

13.2. The owner of the Website reserves the right to involve third parties to provide the Customer with the services described in the Terms of Services.

13.3. E-residence.com  (the owner of the website) reserves the right to modify the Terms of Services in whole or in part at any time. Such changes will be communicated to the Customer by e-mail or a notice on the Website.