Hiszpański NIE przez pełnomocnictwo: zdalne złożenie wniosku wyjaśnione

Hiszpański NIE można uzyskać bez podróżowania do Hiszpanii, ustanawiając hiszpańskiego przedstawiciela prawnego na podstawie notarialnego pełnomocnictwa — Poder Notarial. Wyraźnie zezwalają na to artykuł 5 Ley 39/2015 oraz artykuł 206 Real Decreto 1155/2024. Podpisują Państwo jedno dwujęzyczne Poder Notarial przed miejscowym notariuszem w swoim kraju, opatrują je apostille zgodnie z Konwencją Haską z 1961 r., a przedstawiciel składa wniosek EX-15 w Hiszpanii w Państwa imieniu. Certyfikat dostarczany jest elektronicznie.

Tak, to jest legalne — oto konkretna podstawa

Artykuł 5 Ley 39/2015 (Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas) stanowi, że każda osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych może działać jako przedstawiciel przed każdym hiszpańskim organem administracyjnym. W przypadku procedur wywołujących skutki prawne — do których należą procedury dotyczące dokumentów tożsamości — prawo wyraźnie dopuszcza reprezentację na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przed notariuszem.

Real Decreto 1155/2024, artykuł 206: o przydzielenie NIE może wnioskować bezpośrednio zainteresowany albo przedstawiciel. Jest to obowiązujący Reglamento de Extranjería, w mocy od 2025 r.

Oficina de Extranjería rozpatruje rocznie tysiące wniosków o NIE składanych przez przedstawicieli. Międzynarodowi nabywcy nieruchomości, założyciele firm oraz spadkobiercy korzystają z tej ścieżki standardowo. Ważność tej procedury nie budzi wątpliwości.

Co musi zawierać pełnomocnictwo

Hiszpańskie pełnomocnictwo to instrument notarialny o określonych, wymaganych elementach, a nie ogólne pismo upoważniające.

Pełnomocnictwo szczególne a ogólne

Do wniosku o NIE należy użyć Poder Especial (szczególnego) — udzielającego umocowania wyłącznie do procedury NIE i niczego więcej. Poder General nadaje szerokie uprawnienia w wielu dziedzinach. Podpisanie Poder General do wniosku o NIE nadmiernie umocowuje przedstawiciela. Prosimy odmówić każdemu, kto proponuje Poder General do tego celu.

Szczególne pełnomocnictwo do NIE zwykle upoważnia przedstawiciela do:

• Złożenia wniosku EX-15 w Dirección General de la Policía.
• Wygenerowania, opłacenia i przedstawienia opłaty rządowej Tasa 790-012.
• Stawienia się na wizytę cita previa w Oficina de Extranjería.
• Odbioru i przekazania certyfikatu NIE.

Nie upoważnia ono do reprezentacji w sprawach podatkowych, transakcjach handlowych, sporach sądowych ani żadnej innej procedurze.

Sporządzenie dwujęzyczne

Hiszpańskie organy przyjmują wyłącznie dokumenty w języku hiszpańskim. Pełnomocnictwo podpisane tylko w innym języku wymaga tłumaczenia przysięgłego. Standardowe podejście: dwujęzyczne pełnomocnictwo z równoległymi częściami w Państwa języku lokalnym i po hiszpańsku. Tekst hiszpański jest wersją prawnie wiążącą. Tekst w języku lokalnym istnieje po to, aby rozumieli Państwo, co podpisują. Odrębne tłumaczenie przysięgłe nie jest potrzebne.

Wymagane dane identyfikacyjne

Pełnomocnictwo musi jednoznacznie identyfikować obie strony:

• Mocodawca (Państwo): pełne imię i nazwisko zgodne z paszportem, data urodzenia, obywatelstwo, numer paszportu, aktualny adres.
• Przedstawiciel: pełne imię i nazwisko, tytuł zawodowy (prawnik lub gestor), numer Colegio dla prawników, hiszpański numer identyfikacyjny (NIE lub DNI), adres zawodowy.

Jakakolwiek niezgodność — numer paszportu różniący się o jedną cyfrę — unieważnia dokument na potrzeby procedury.

Powód uzyskania NIE

Pełnomocnictwo powinno wskazywać konkretny powód uzyskania NIE. Łączy się to z uzasadnieniem wymaganym na podstawie artykułu 206 RD 1155/2024. Prosimy być konkretnym: „w celu zakupu nieruchomości pod adresem [adres], na podstawie aktu sprzedaży, który ma zostać podpisany u [notariusz]” jest prawidłowe; „na potrzeby różnych transakcji w Hiszpanii” — nie.

Notarializacja i apostille według kraju

Po sporządzeniu podpisują Państwo pełnomocnictwo przed notariuszem w swoim kraju, a następnie podpis zostaje poświadczony na potrzeby międzynarodowe, aby hiszpańskie organy go zaakceptowały.

Wielka Brytania

Podpis przed Notary Public (zawód odrębny od Solicitor — tylko Notaries Public dokonują czynności notarialnych). Notariusz przystawia pieczęć i składa podpis. Apostille za pośrednictwem FCDO Legalisation Office: standardowa usługa pocztowa 3–5 dni roboczych; usługa premium tego samego dnia, osobiście w biurze w Milton Keynes w pilnych przypadkach.

Stany Zjednoczone

Podpis przed stanowym Notary Public (szeroko dostępny w bankach, sklepach UPS Store, kancelariach). Apostille od Secretary of State stanu, w którym notariusz otrzymał umocowanie — nie federalne. Dokumenty federalne opatruje się apostille przez US Department of State. Czas różni się w zależności od stanu; niektóre oferują usługę przyspieszoną.

Kanada, Australia, Nowa Zelandia

Kanada przystąpiła do Konwencji Haskiej o apostille w 2024 r. Apostille z prowincjonalnych Official Documents Services (poza Quebekiem). Australia: biura DFAT w Canberrze, Sydney, Melbourne, Brisbane, Perth, Adelaide. Nowa Zelandia: Department of Internal Affairs.

Państwa członkowskie UE i Szwajcaria

Wszystkie państwa członkowskie UE i Szwajcaria są stronami Konwencji Haskiej. Właściwe organy:

• Niemcy: Landgerichtspräsident właściwego okręgu.
• Francja: Cour d’appel właściwy dla miejsca, w którym podpisano dokument u notariusza.
• Włochy: Procura della Repubblica.
• Holandia: sąd okręgowy właściwej jurysdykcji.
• Portugalia: Procuradoria-Geral da República.
• Szwajcaria: kancelaria kantonalna kantonu, w którym zarejestrowany jest notariusz.

Ameryka Łacińska i Karaiby

Większość głównych krajów Ameryki Łacińskiej (Argentyna, Brazylia, Chile, Kolumbia, Meksyk, Peru, Urugwaj) jest stronami Konwencji Haskiej. Apostille za pośrednictwem ministerstwa spraw zagranicznych danego kraju lub wyznaczonego organu. Notarializacja przebiega według miejscowej praktyki prawa cywilnego (escrituras públicas przed notario público), która dobrze łączy się z hiszpańskimi oczekiwaniami proceduralnymi.

Kraje spoza Konwencji Haskiej

Jeśli Państwa kraj nie jest stroną Konwencji Haskiej o apostille, apostille jest niedostępne. Prosimy skorzystać z legalizacji konsularnej: notarializacja lokalnie → poświadczenie przez Państwa ministerstwo spraw zagranicznych → ponowne poświadczenie przez hiszpański konsulat lub ambasadę. Wieloetapowe; trwa dłużej. Przed rozpoczęciem prosimy omówić konkretną procedurę z hiszpańskim konsulatem w Państwa kraju.

Kiedy ścieżka z pełnomocnictwem nie jest właściwym wyborem

Ścieżka z pełnomocnictwem jest odpowiednia dla większości międzynarodowych wnioskodawców — ale nie w każdym przypadku.

• I tak będą Państwo w Hiszpanii. Jeśli przyjeżdżają Państwo na oględziny nieruchomości lub onboarding u pracodawcy, stawienie się osobiście na cita previa jest prostsze i pozwala uniknąć kosztów notarializacji i apostille.
• Państwa sprawa wymaga decyzji w czasie rzeczywistym. Pełnomocnictwo nadaje ściśle określone umocowanie. Jeśli sytuacja prawdopodobnie będzie wymagać decyzji wykraczających poza pierwotny zakres (złożony spadek, transakcje z udziałem wielu stron), właściwsza jest ścieżka osobista lub szersze zaangażowanie prawne.
• Czas uzyskania apostille w Państwa kraju jest niepewny. W niektórych krajach proces apostille jest na tyle powolny, że ścieżka osobista lub konsularna byłaby szybsza. Poinformujemy Państwa, jeśli to dotyczy Państwa sytuacji.
• Same dokumenty potwierdzające wymagają apostille. Jeśli wiele zagranicznych dokumentów wymaga apostille i tłumaczenia, łączny czas przygotowania może przekroczyć czas ścieżki konsularnej.
• Wniosek o NIE jest częścią większego pakietu procedur. Jeśli stanowi część wniosku wizowego, zezwolenia na pracę lub pełnej zmiany statusu pobytowego, obsługa NIE w ramach szerszego zaangażowania prawnika imigracyjnego może być efektywniejsza.

Jak działa nasza usługa

1. Kontaktują się Państwo z nami i potwierdzają powód uzyskania NIE. Zakup nieruchomości, rejestracja działalności, spadek, bankowość lub inny powód. Powód określa dokument potwierdzający.
2. Przygotowujemy dwujęzyczny dokument pełnomocnictwa. Sporządzony specjalnie na potrzeby procedury NIE, równolegle po angielsku i po hiszpańsku. Identyfikuje Państwa, identyfikuje naszego przedstawiciela, określa zakres (wyłącznie wniosek o NIE), odwołuje się do powodu. Przesyłamy projekt do Państwa sprawdzenia przed notarializacją.
3. Podpisują Państwo pełnomocnictwo przed miejscowym notariuszem. W Państwa kraju — UK Notary Public, stanowy Notary w USA, niemiecki Notar, francuski Notaire lub odpowiednik. W razie potrzeby zapewniamy notariuszowi notatkę z wytycznymi.
4. Organizują Państwo apostille. Zgodnie z procedurą dla Państwa kraju opisaną powyżej. W pilnych przypadkach mogą być dostępne usługi premium tego samego dnia.
5. Wysyłają Państwo opatrzone apostille pełnomocnictwo do naszego przedstawiciela. Skan w wysokiej rozdzielczości rozpoczyna przygotowanie wniosku; fizyczny dokument z apostille wysyłany jest śledzoną przesyłką międzynarodową.
6. Nasz przedstawiciel składa wniosek w Hiszpanii. EX-15 przygotowany i podpisany na podstawie Państwa umocowania; Tasa 790-012 wygenerowana i opłacona; komplet dokumentów przedstawiony w Oficina de Extranjería na wizycie zarezerwowanej przez przedstawiciela.
7. Otrzymują Państwo certyfikat NIE e-mailem. Poświadczony PDF certyfikatu NIE przekazywany elektronicznie po wydaniu.

Co jest objęte, a co nie

Objęte:

• Sporządzenie dwujęzycznego pełnomocnictwa dostosowanego do Państwa sytuacji.
• Sprawdzenie i korekta projektu przed notarializacją.
• Przygotowanie formularza wniosku EX-15 po hiszpańsku wraz z Państwa uzasadnieniem.
• Wygenerowanie i opłacenie Tasa 790-012 w Państwa imieniu.
• Rezerwacja wizyty cita previa.
• Stawienie się na wizytę w Hiszpanii przez licencjonowanego przedstawiciela.
• Przekazanie wydanego certyfikatu NIE w postaci poświadczonego PDF.
• Wsparcie e-mailowe przez cały proces.

Nieobjęte — realizowane przez Państwa lub zlecane osobno:

• Poświadczenie notarialne u Państwa miejscowego notariusza (jego opłata, uiszczana na jego rzecz).
• Apostille we właściwym organie Państwa kraju (jego opłata, uiszczana na jego rzecz).
• Tłumaczenie przysięgłe dokumentów potwierdzających sporządzonych w innym języku niż hiszpański, jeśli dotyczy.
• Opłata rządowa (Tasa 790-012) uiszczana na rzecz państwa hiszpańskiego — wyszczególniona przejrzyście w naszej wycenie.
• Wszelkie procedury prawne lub handlowe następujące po NIE (obrót nieruchomością, zakładanie spółki, deklaracje podatkowe).
• Cokolwiek poza ścisłym zakresem wniosku o NIE — pełnomocnictwo nie upoważnia nas do działania w Państwa imieniu w jakiejkolwiek innej sprawie.