Voorwaarden

The owner of the website e-residence.com is e-residence.com OÜ. (the company is based in Tallinn, Kesklinna linnaosa, Rotermanni tn 6, 10111).

Door aanvaarding van de Algemene Voorwaarden wordt deze "Overeenkomst" aangegaan tussen websitegebruiker, hierin aangeduid als de "Klant" en de eigenaar van de website, hierin aangeduid als de "Dienstverlener". Klant en Dienstverlener ook individueel aangeduid als een "Partij" en gezamenlijk aangeduid als de "Partijen".

Iedereen die zich registreert en een aanvraag indient voor diensten die worden aangeboden op https://e-residence.com/ via de website op de hoogte is van de voorwaarden voor het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens en deze derhalve aanvaardt.

1. DEFINITIES

In deze Overeenkomst hebben de volgende termen de aangegeven betekenis:

  • "Website" - is de website die toegankelijk is via de volgende link: e-residence.com
  • "Overeenkomst" betekent deze Diensten- en Consultingovereenkomst
  • "Aanvangsdatum" betekent de dag van aanvaarding van deze Overeenkomst
  • "Bedrijf" betekent het bedrijf dat Cliënt in Portugal zal oprichten

Platform - betekent de website waarop de Dienst beschikbaar is. Deze is eigendom van, wordt gecontroleerd, beheerd, onderhouden en/of gehost door e-residence.com

2. VERPLICHTINGEN VAN DE DIENSTVERLENER

2.1. Dienstverlener zal de diensten (de "Diensten") leveren zoals gedefinieerd en beschreven in Paragraaf 4.

2.2. Dienstverlener verplicht zich tot regelmatige communicatie met opdrachtgever gedurende de looptijd van de overeenkomst.

3. VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT

3.1. Opdrachtgever verplicht zich om alle benodigde documenten, input en informatie die door Dienstverlener worden gevraagd tijdig ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de werkzaamheden voor de Dienstverlening.

3.2. De identiteitsdocumenten van de klant moeten voldoen aan de eisen, geldig zijn, uw handtekening bevatten, zonder deze kunnen uw documenten niet worden gecertificeerd en kan de procedure niet worden gestart.

4. DIENSTEN EN DE VOORWAARDEN DAARVOOR

4.1.Bedrijfsoprichting

4.1.1. De initiële reikwijdte van de overeenkomst is dat de dienstverlener de cliënt adviesdiensten verleent voor de oprichting van zijn vennootschap met beperkte aansprakelijkheid in Portugal, namelijk door bijstand te verlenen bij de oprichting van de vennootschap tot en met de registratie ervan bij de sociale zekerheid en andere bevoegde autoriteiten, en wel als volgt:

  • Het aanvragen en afgeven van Portugese belastingplichtige ID's bij de bevoegde autoriteiten
  • Het aanvragen en verkrijgen van de goedkeuring van de bedrijfsomvang en het certificaat van naamsreservering
  • Het verstrekken van een geregistreerd bedrijfsadres voor de registratie van de Vennootschap in Portugal
  • Het uitvoeren van alle vereiste processtappen om de vennootschap in het register op te nemen. 
  • Het betalen van alle overheidskosten voor belastingplichtige ID's, reservering van bedrijfsnamen en bedrijfsregistratie.

4.1.2. The Monthly Scope of the Agreement is for the Service Provider to provide the Client with consultancy services for the management of its company in Portugal, namely by providing the following set of monthly services:

  • Het ontvangen van de post van de Vennootschap en het informeren van de Klant over alle correspondentie (correspondentie wordt 14 dagen na het scannen verwijderd).
  • Scannen en e-mailen van digitale kopieën van alle belangrijke bedrijfscorrespondentie.

4.1.3. State-fee that was paid at the company creation couldn`t be refunded, the refund can be provided only on the processing fee.

All services are provided for individuals and cannot be provided for other parties. All invoices will be issued only in the client’s name and not to any entities.

4.2. NIF

De Cliënt wijst hierbij de Dienstverlener aan om zijn belangen en die van zijn gezinsleden te vertegenwoordigen en namens de Cliënt de nodige handelingen te verrichten in de aanvraag van de Cliënt voor de verkrijging van NIF (Número de Identificação Fiscal). De omvang van de werkzaamheden is als volgt:

  • Het aanvragen en afgeven van Portugese belastingplichtige ID's bij de Belastingdienst (Autoridade Tributária e Aduaneira" ) 
  • Terbeschikkingstelling van de plaatselijke fiscaal vertegenwoordiger voor de periode van 1 jaar voor niet-ingezetenen.

4.2.1. The user (“User”) hereby declares and confirms that they have never possessed, applied for, or been assigned a Número de Identificación Fiscal (NIF) or equivalent tax identification number in their country of residence or any other jurisdiction.

4.2.2. The User further declares and confirms that they have never authorized, instructed, or permitted any other person, entity, or third party to apply for, obtain, or use a NIF or equivalent tax identification number on their behalf or for their benefit.

4.2.3. The User acknowledges that providing false or misleading information with respect to their NIF status may result in the termination of their account, access to services, and/or any other applicable penalties under the laws and regulations governing the use of such tax identification numbers.

4.2.4. The User agrees to promptly notify e-residence.com in writing if their NIF status changes or if they become aware of any inaccuracies or omissions in the information provided in this section.

4.2.5. e-residence.com reserves the right to request additional documentation or information from the User to verify their NIF status and compliance with these terms and conditions. Failure to provide such documentation or information upon request may result in the termination of the User’s account and access to services.

De kosten voor het aanvragen van uw NIF omvatten één jaar (12 maanden) fiscale vertegenwoordiging. Aan het einde van dat jaar wordt uw fiscale vertegenwoordiging automatisch verlengd tegen een tarief van 99 euro per jaar en afgeschreven van uw betaalkaart. U kunt deze dienst opzeggen nadat u fiscaal inwoner van Portugal bent geworden en uw adres bij het belastingkantoor of een andere fiscale vertegenwoordiger heeft gevonden en ons daarvan op de hoogte heeft gesteld.

4.2.6. The User acknowledges and agrees that in the event e-residence.com contacts the relevant tax office or authority, and it is determined that a NIF or equivalent tax identification number has already been assigned to the User, any service fees paid by the User to e-residence.com related to the application or assistance for obtaining a NIF shall be deemed non-refundable.

4.2.7. The cost for requesting a password via the NIF application form is €10, after the initial form request, any subsequent password reset requests will incur an increased fee of €20.

4.2.8. The delivery timeline for passwords is not guaranteed and is subject to factors beyond the control of e-residence.com. These factors may include, but are not limited to, the processing timelines of tax offices and postal services. While we make every effort to ensure timely delivery, e-residence.com cannot be held responsible for delays in the receipt of passwords caused by external factors.

4.3. NHR

The Client appoints the Service Provider to represent their interests, and those of their family members, in the application for acquiring NHR (Non-Habitual Residents) tax status.

4.3.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NHR status on their behalf.

4.3.2. The User acknowledges that providing false or misleading information regarding their NHR status may lead to account termination, loss of service access, and legal penalties.

4.3.3. e-residence.com may request additional documentation to verify the User’s NHR status. Non-compliance may result in account termination and service denial.

4.3.4. The fee for CRUE application using our address is €3000/year, non-refundable post application.

4.3.5. The CRUE service includes appointment scheduling, document preparation, and support during city hall visits.

4.3.6. The provided address is exclusively for CRUE registration and tax office correspondence. Any other use of this address is unauthorized.

4.3.7. The Client may cancel the address subscription by providing an updated NIF with a new address via email of WhatsApp.

4.4. NISS

De Cliënt wijst hierbij de Dienstverlener aan om zijn belangen en die van zijn gezinsleden te behartigen en namens de Cliënt de nodige handelingen te verrichten in de aanvraag van de Cliënt voor het verkrijgen van NISS (Número de Identificação da Segurança Social). De omvang van de werkzaamheden is als volgt:

  • Het aanvragen en verstrekken van een Portugees socialezekerheidsnummer bij de sociale autoriteit ("Segurança Social" ).
4.4.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NISS on their behalf.

4.5. Document notatization

We offer document notarization services, which include the certification of documents by an EU notary public. Our services are designed to ensure that your documents are properly notarized in accordance with applicable laws and regulations.

4.5.1. The estimated turnaround time for document notarization services is 24 hours. This estimate is based on the availability of appointments and excludes holidays. While we strive to meet this turnaround time, it cannot be guaranteed.

4.5.2. Delays beyond the estimated turnaround time do not constitute a breach of these Terms and Conditions and will not result in refunds or compensation.

4.5.3. We guarantee that documents notarized by us will be 100% eligible in countries that are part of the Hague Convention.

4.5.4. Clients are responsible for consulting the specific requirements of the public authorities in the country where the document will be presented to ensure compliance.

4.5.5. Documents certified by an EU notary public through our service may be accepted without an apostille within the European Union. However, acceptance is subject to the discretion of the receiving authority.

4.5.6. The cost for our notarization service is €100. This fee is due at the time of service request and is payable through the payment methods specified on our platform.

4.5.7.  Refunds are available under the following conditions:

  • Refunds are only possible until the document has been sent to the Client digitally.
  • Once the Client has received an electronic copy of the notarized documents, the fee becomes non-refundable.
 

4.6. Bankrekening openen

De Cliënt wijst hierbij de Dienstverlener aan om zijn belangen en die van zijn gezinsleden te behartigen en namens de Cliënt de nodige handelingen te verrichten bij de aanvraag van de open bankrekening door de Cliënt. De omvang van de werkzaamheden is als volgt:

  • Bankrekening aanvragen en uitgeven bij het bankkantoor. 
  • De kosten van onze bankrekeningdienst bedragen €300 (€500 - in persoon). Deze vergoeding bestaat uit 2 delen: 1) Proceskosten - €150 (€250) 2) Succeskosten - €150 (€250)
    Dit is exclusief een eerste storting of de maandelijkse kosten van de bank.
  • In geval van weigering door de bank of een verzoek om terugbetaling door de cliënt, betalen wij 50% van de kosten van de dienst terug.
Huidige bankrekening doorlooptijd: 3-4 weken, doorlooptijd is geschatte tijd gebaseerd op verstrekte documenten en niet gegarandeerd.
 
Onze doorlooptijd is een schatting omdat er zaken zijn waarover wij geen controle hebben (bijv. internationale douane, verzendtijden en naleving van de bankregels). Wij kunnen niet garanderen dat uw bankrekening op een bepaalde datum wordt geopend.
E-residence is geen bank en kan de opening van uw rekening niet garanderen.
 

4.7. NIE

De Cliënt wijst hierbij de Dienstverlener aan om zijn belangen en die van zijn gezinsleden te vertegenwoordigen en namens de Cliënt de nodige handelingen te verrichten bij diens aanvraag voor de verkrijging van NIE (Número de Identificación de Extranjeros). De omvang van de werkzaamheden is als volgt:

  • Het aanvragen en afgeven van het Spaanse identificatienummer voor buitenlanders bij de politie
  • Cirtify cliënten documenten
  • Documenten laten scannen/per post versturen (indien nodig) naar de klant
Current NIE turnaround time: 14 days, doorlooptijd is geschatte tijd gebaseerd op beschikbaarheid van afspraken en niet gegarandeerd.
 
Onze doorlooptijd is een schatting omdat er zaken zijn waar wij geen invloed op hebben (bijv. beschikbaarheid van afspraken). Wij kunnen niet garanderen dat uw NIE op een bepaalde datum wordt geopend. e-residence.com is not a police and can`t guarantee you this.

4.7.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NIE on their behalf.
4.7.2. In geval van weigering door de politie betalen wij 100% van de kosten van de dienst terug.
4.7.3. In geval van een terugbetaling op verzoek van de klant, betalen wij 50% van de kosten van de dienst terug.

4.8. NUSS

The Client hereby appoints the Service Provider to represent his/her interests and interests of his/her family members and to undertake the necessary actions on Client’s behalf in Client’s application for the acquisition of NUSS (Número de la Seguridad Social). The scope of work is as follows:

  • Applying for and issuing Portuguese social security number from the social authority ( “Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)”).
4.8.1. The User confirms they have not authorized any other person, entity, or third party to apply for or obtain NUSS on their behalf.

5. Verification policy
 
At e-residence.com, we implement comprehensive verification processes to ensure the integrity and security of our services. This policy applies to all clients utilizing any service provided through our platform. The following outlines our approach to managing discrepancies and detecting potential fraud during the verification process:
 
5.1.1. Integrity Checks: We conduct thorough checks to identify any fraudulent patterns, including forged documents or inconsistencies in submitted information.
Identity Verification: A mismatch between a client’s live image and the photo ID will result in a temporary suspension of service pending additional verification.
Multiple Identity Use: Utilization of a single selfie with different IDs under various names will lead to denial of service.
Fraud List Screening: Clients identified on any fraud list will not be eligible for our services.
Document Authenticity: Submissions showing signs of alteration through editing software will be automatically denied.
Consequences and Compliance:
 
5.1.2. Service Denial: Verification failure due to the reasons mentioned will result in denial of the requested service. Fees may be retained to cover processing expenses.
Collaboration with Authorities: e-residence.com is committed to legal compliance and will cooperate with law enforcement in investigating and addressing fraudulent or illegal activities.
 
This policy underscores e-residence.com’s dedication to maintaining a secure and trustworthy environment for all our clients across various services, including but not limited to document notarization. Our verification processes are designed to protect our clients and our platform and government institutions from fraud and misuse.
 

6. DURATION, CHARGES AND PAYMENT TERMS 

6.1. Agreement Duration: From the Start Date until cancellation with prior notice from Client by sending an official notice to the Company via email 1 month prior to the termination of this Agreement. All obligations of the Parties, including payment obligations for the Services, which have already been provided up to the date of termination of the Contract, must be performed in full. 

6.2. Charges for Services: In consideration of the performance of the Services, the Client will pay the Service Provider the charges (the “Charges”) plus any applicable taxes and duties. 

7. REFUND POLICY

7.1.  De aanbieder is niet aansprakelijk voor niet-nakoming of vertraging bij de uitvoering van de verplichtingen met betrekking tot alle diensten in geval van verzaking door de compliance-afdeling, de betrokken instelling.

7.2. In the event that a refund is deemed necessary or appropriate, e-residence.com will only refund the client an amount equal to the exact payment made by the client for the specific service in question, without any additional percentage or compensation fees. By using our services, clients agree to this refund limitation and acknowledge that they will not be eligible for any further compensation beyond the original payment amount.

7.3. Service provider is not obligated to make refund (the “Services”) as defined and described in Paragraph “4.2.6.”, “4.5.7.”, “4.7.2.”, “4.7.3.”, 5.1.2.”, “7.1″
 
7.4. Service provider makes refund only to the same card as the client used for application.
 

8. REPRESENTATIONS AND WARRANTIES

Elke Partij verklaart en garandeert dat vanaf de Ingangsdatum:

  • Zij beschikt over alle noodzakelijke macht en autoriteit om deze Overeenkomst aan te gaan en haar verplichtingen uit hoofde daarvan na te komen, en de uitvoering en levering van deze Overeenkomst en de verwezenlijking van deze transacties die door deze Overeenkomst worden beoogd, zijn naar behoren goedgekeurd door alle noodzakelijke handelingen van haar kant;
  • Deze Overeenkomst vormt een wettelijke, geldige en bindende verplichting van die Partij, afdwingbaar tegen haar in verband met de voorwaarden ervan;
  • De diensten van de tweede partij worden verricht met volledige functionele en hiërarchische onafhankelijkheid ten opzichte van de eerste partij.
  • De Dienstverlener zal voldoen aan alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften met betrekking tot de levering van de Diensten en de Klant zal voldoen aan alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften met betrekking tot de ontvangst van de Diensten.  

9. COMPLIANCE WITH LAWS

De partijen houden zich bij de uitvoering van hun verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst aan alle dwingende toepasselijke wet- en regelgeving en andere overheidsvoorschriften. 

10. CONFIDENTIALITY

10.1. Client and Service Provider agree not to disclose to third parties information in connection with costs, expenses, ways of doing business or techniques, nor any other information or document received from the other party identified in writing as confidential or as exclusive property, or otherwise received under circumstances in which the recipient would reasonably apprehend such information to be in which the recipient would reasonably apprehend such information to be confidential, except to persons, attorneys, employees, auditors, consultants, agents, subcontractors or other persons, with whom they have a confidential relationship or agreement (collectively, “Representatives”).

10.2. Client and Service Provider shall each be responsible for any breach of the provisions of this Section by any of its respective Representatives. Subject to the preceding, under no circumstances may confidential information or documents be disclosed to a third party, affiliate or person who is or is liable to be a competitor of the other Party. During the term of this Agreement and for a period of two (2) years after the expiry or early termination of this Agreement, each Party shall take all reasonable precautionary measures possible in order to avoid disclosure of said confidential or proprietary information to third parties

11. Force Majeure

11.1. The Parties are released from liability for any failure or delay in the performance of the obligations arising herein, where such failure or delay arises out of or is caused directly or indirectly by circumstances beyond Parties’ reasonable control (including, but not limited to Acts of God, earthquakes, volcano, eruptions, fires, floods, wars, civil or military disturbances, sabotage, terrorism, epidemics, riots, interruptions, loss or malfunctions of utilities, computers (hardware or software) or communication services, DDoS attacks. accidents, labour disputes, acts of any civil or military authority or governmental actions) provided however that the Parties shall use its best endeavours to resume performance as soon as reasonably possible.

11.2. In case such circumstances occur, the Party shall notify the other Party within 10 days.

11.3. If force majeure circumstances continue to remain in place for more than 60 days, each Party has a right to terminate the Agreement unilaterally. 

12. CONTRACT DISPUTES AND APPLICABLE LAW

12.1. All disputes related to the conclusion, interpretation, execution and termination, shall be resolved by the Parties by negotiations. 

12.2. This Agreement shall be governed exclusively by the laws of Portugal 

12.3. In the case of unresolved disputes using the complaint procedure, as well as in the case of non-response to the claim within the term specified in deze Overeenkomst, elk geschil, controverse of claim voortvloeiend uit of in verband met deze Overeenkomst worden beslecht door een rechtbank.

13. FINAL PROVISIONS

13.1. By using  the Platform, the Customer consents to the Terms of Services.

13.2. The owner of the Website reserves the right to involve third parties to provide the Customer with the services described in the Terms of Services.

13.3. E-residence.com  (the owner of the website) reserves the right to modify the Terms of Services in whole or in part at any time. Such changes will be communicated to the Customer by e-mail or a notice on the Website.