NIE spagnolo smarrito o rubato: come sostituire il documento NIE

Il numero NIE spagnolo in sé è permanente: una volta assegnato, non cambia, non scade e non scompare. Ciò che può essere smarrito o rubato è il documento che lo attesta: il certificato NIE blanco su foglio bianco in formato A4 (veda un esempio del documento NIE), la carta TIE per i residenti extra-UE o il Certificado de Registro per i cittadini dell’UE. La procedura di sostituzione dipende da tre fattori: quale documento è stato smarrito, se è stato rubato o semplicemente smarrito, e se ricorda il suo numero NIE. È richiesta una denuncia alla polizia quando il documento è stato rubato. Un duplicato del certificato NIE blanco richiede la presentazione di un nuovo Modelo EX-15 e un nuovo pagamento della Tasa 790-012. L’intera procedura originale di domanda del NIE è trattata in come richiedere un NIE spagnolo, e l’identificativo stesso è spiegato in che cos’è un NIE in Spagna.

Tre situazioni da diagnosticare

Tre situazioni distinte coprono quasi ogni scenario di “NIE smarrito”. La tabella decisionale riassume il percorso; il dettaglio segue più sotto.

Ho smarrito il certificato — conosco il mio numero NIE

Il caso più semplice. Il numero NIE è permanente, quindi tecnicamente non ha perso nulla dal punto di vista amministrativo: solo il foglio che lo attesta. Per ottenere un nuovo certificato presenti un nuovo Modelo EX-15 contrassegnato come “duplicado” (duplicato) con una prova d’identità. Prenoti una cita previa per l‘“Asignación de NIE” sul portale icpplus, paghi la Tasa 790-012 e si presenti all’appuntamento con il passaporto, la fotocopia del passaporto e il modulo. L’Oficina de Extranjería rilascia un nuovo certificato con lo stesso numero NIE.

Ho smarrito il certificato — non ricordo il mio numero NIE

Il numero è presente negli archivi amministrativi spagnoli, quindi è recuperabile — ma non può semplicemente presentare l’EX-15 con il campo del numero vuoto. Recuperi prima il numero tramite uno dei metodi descritti più sotto (veda “Come recuperare il numero NIE se lo ha dimenticato”). Una volta confermato il numero, il resto segue la procedura precedente.

Il mio NIE è stato rubato (con passaporto / portafoglio)

Quando il certificato NIE viene rubato — di solito perché era conservato insieme al passaporto — deve presentare una denuncia alla Policía Nacional spagnola prima di richiedere un duplicato. La denuncia (a) crea un documento ufficiale del furto, utile qualora il documento venga in seguito utilizzato in modo fraudolento, e (b) è richiesta dall’Oficina de Extranjería come documentazione a supporto per il duplicato. La denuncia può essere presentata presso qualsiasi commissariato della Policía Nacional spagnola; in alcune province può essere presentata anche online tramite sede.policia.gob.es. Porti un documento d’identità — anche la documentazione di sostituzione del passaporto — per presentarla.

Procedura di sostituzione passo dopo passo

1. Presenti una denuncia (solo se il documento è stato rubato). Presso qualsiasi commissariato della Policía Nacional spagnola, oppure online tramite sede.policia.gob.es nelle province che offrono la procedura telematica. Conservi il numero di riferimento della denuncia e la copia cartacea: entrambi sono necessari per la domanda di duplicato.
2. Recuperi il suo numero NIE (solo se non lo ricorda). Attraverso documenti precedenti, estratti bancari, dichiarazioni fiscali o — come ultima risorsa — una richiesta scritta alla Comisaría che ha rilasciato il certificato originale. Veda la sezione sul recupero del numero più sotto.
3. Compili il Modelo EX-15 contrassegnandolo come duplicato (duplicado). Barri la casella per il duplicato / la riemissione. Inserisca il suo numero NIE esistente. Firmi nello stesso stile della firma sul passaporto.
4. Paghi la Tasa 790-012. Generi il modulo su sede.policia.gob.es/Tasa790_012/, paghi presso qualsiasi banca aderente oppure online con Cl@ve o una carta bancaria spagnola. Conservi la ricevuta convalidata.
5. Prenoti una cita previa per l’Asignación de NIE. Utilizzi sede.administracionespublicas.gob.es/icpplus/. Selezioni la sua provincia e la procedura “Asignación de NIE”.
6. Si presenti all’appuntamento con il fascicolo completo. Passaporto originale, fotocopia del passaporto, EX-15 compilato, ricevuta della Tasa pagata, denuncia (in caso di furto) e prova del suo numero NIE esistente se non è indicato sul modulo. Il certificato duplicato viene normalmente rilasciato in giornata o entro pochi giorni lavorativi.

Passaggi specifici per un NIE rubato

Un certificato NIE rubato richiede la denuncia prima di ogni altra cosa, per due motivi. In primo luogo, la denuncia è l’unico documento formale che attesta quando e dove il documento è andato perduto — rilevante qualora il certificato venga in seguito utilizzato in modo fraudolento in procedure immobiliari, bancarie o fiscali. In secondo luogo, l’Oficina de Extranjería considera la denuncia documentazione a supporto obbligatoria per il rilascio di un duplicato, poiché il duplicato è tecnicamente una riemissione di un documento ufficiale “smarrito o rubato”.

Cosa fare, in ordine:

• Presenti immediatamente la denuncia presso la Comisaría de Policía Nacional più vicina. Porti qualsiasi documento d’identità in suo possesso; è sufficiente anche una ricevuta del passaporto per avviare il verbale.
• Annoti il numero di riferimento della denuncia. È stampato sul verbale; conservi sia le copie digitali sia quelle cartacee.
• Se è stato rubato anche il passaporto, avvii in parallelo la procedura di sostituzione del passaporto. L’ambasciata o il consolato del suo Paese d’origine si occupa della sostituzione del passaporto; la procedura di duplicato del NIE spagnolo può procedere in parallelo purché il giorno dell’appuntamento sia in grado di provare la propria identità all’Oficina de Extranjería.
• Informi la sua banca spagnola. Se tra i documenti rubati figuravano anche i dati del suo conto, le banche potrebbero richiedere un certificato NIE recente o una copia della denuncia per il KYC.
• Alleghi la denuncia al fascicolo dell’EX-15. Una copia cartacea della denuncia accompagna l’EX-15, la ricevuta della Tasa pagata e i suoi documenti d’identità all’appuntamento presso l’Oficina.

Dettaglio dei costi per una sostituzione

Un certificato NIE duplicato è trattato dalla polizia come una nuova richiesta. La Tasa 790-012 si paga di nuovo, per lo stesso importo di una prima domanda. I costi di servizio si applicano solo se si avvale di un gestor o di un avvocato. Gli importi ufficiali delle tasse e ciò che coprono sono indicati nella guida ai costi della domanda di NIE.

Cosa NON fare

Errori che ritardano la sostituzione o creano intoppi amministrativi:

• Non richieda un NIE “nuovo”. Ne possiede già uno. Presentare un EX-15 contrassegnato come assegnazione iniziale quando si ha già un NIE crea registrazioni duplicate e viene respinto in fase di convalida.
• Non dia per scontato che il suo NIE sia scaduto. Il numero è permanente. Se una banca spagnola dice che il suo NIE è “scaduto”, intende che la sua copia interna ai fini KYC è più vecchia di quanto consenta la policy della banca, non che il NIE stesso non sia valido. Veda se il numero NIE scade.
• Non presenti una denuncia per un documento semplicemente smarrito. La denuncia è per il furto. Presentarne una per un documento smarrito fa perdere tempo e viene respinta al commissariato.
• Non fotografi il certificato originale considerandolo il documento. Le procedure amministrative spagnole richiedono in genere l’originale o una copia autenticata. Una foto da telefono non è accettata come documento NIE valido.
• Non ignori la situazione se il documento è stato rubato. I certificati NIE rubati possono essere utilizzati per frodi d’identità: banche, notai e polizia considerano la denuncia la sua tutela.
• Non avvii una procedura di sostituzione del TIE in questo iter. Il TIE è un documento diverso, con un modulo diverso (EX-17) e una procedura diversa — veda la sezione successiva.

Sostituzione della carta TIE — una procedura diversa

Il TIE — Tarjeta de Identidad de Extranjero — è la carta di soggiorno fisica dei residenti extra-UE in Spagna. Sul TIE è stampato il suo NIE, ma la carta stessa è un documento separato con un proprio ciclo di rinnovo e una propria procedura di sostituzione mediante Modelo EX-17. Se il suo TIE viene smarrito o rubato, la procedura non è la stessa del certificato NIE: il fascicolo EX-17 segue un percorso amministrativo diverso e la Tasa per il duplicato è diversa. La sostituzione del TIE esula dall’ambito di questa guida sul NIE. Il numero NIE sul suo TIE smarrito è lo stesso che ha sempre avuto — quella parte è permanente. Le informazioni di questa pagina riguardano la sostituzione del certificato NIE (NIE blanco). Per la sostituzione del TIE, il punto di partenza corretto è l’Oficina de Extranjería o il suo avvocato specializzato in immigrazione.

Come recuperare il numero NIE se lo ha dimenticato

Il numero NIE è presente in molteplici archivi amministrativi spagnoli. Se non riesce a trovarlo, esistono almeno quattro percorsi di recupero affidabili. Li provi in ordine: vanno dall’immediato al più lento.

1. Controlli i documenti personali. Scansione del vecchio certificato NIE, copia depositata presso un notaio, foto sul telefono, corrispondenza bancaria, dichiarazione fiscale spagnola (IRPF o IRNR), certificato di registrazione presso Hacienda (Modelo 030 o 036), rogito immobiliare (escritura) o contratto di affitto. Il NIE compare spesso su tutti questi documenti.
2. Chieda alla sua banca spagnola. Le banche conservano agli atti il NIE ai fini KYC. Una richiesta alla filiale presso cui ha aperto il conto dovrebbe restituire il numero in giornata.
3. Consulti gli archivi dell’Agencia Tributaria tramite Cl@ve. Se ha mai avuto un’identità digitale Cl@ve, il suo NIE compare nei dati personali disponibili tramite sede.agenciatributaria.gob.es.
4. Presenti una richiesta scritta alla Comisaría che ha rilasciato il certificato originale. Una richiesta scritta con prova d’identità alla Comisaría emittente fornisce il numero NIE dal registro centrale della polizia. Tempo di risposta tipico: da una a quattro settimane.