Från anställd/A1 till egenföretagare med Spaniens DNV

Om du redan har Spaniens uppehållstillstånd för internationella distansarbetare och ersätter en utländsk anställning med verkligt egenföretagande bör du behandla övergången som fyra sammanhängande men separata förfaranden. Du måste ta upp grunden för ditt tillstånd med Enheten för stora företag och strategiska grupper (UGE), få ett nytt beslut om vilken socialförsäkringslagstiftning som är tillämplig, genomföra registreringssteget i det spanska skatteregistret hos AEAT och registrera dig i RETA om spansk socialförsäkringslagstiftning är tillämplig.

Ett A1-intyg eller ett intyg om försäkringstillhörighet visar vilket lands socialförsäkringslagstiftning som är tillämplig. Det ger dig inte din spanska migrationsrättsliga status, registrerar inte din verksamhet hos AEAT och avgör inte i sig om RETA krävs. Ett A1-intyg som anställd blir inte automatiskt ogiltigt bara för att dina omständigheter ändras. Det styrker dock inte de ändrade omständigheterna som egenföretagare, och ändringen bör anmälas till den utfärdande institutionen så att en ny bedömning görs. Enligt EU:s regler är ett utfärdat dokument bindande till dess att den utfärdande staten återkallar det eller förklarar det ogiltigt, samtidigt som den institutionen måste ompröva grunden om omständigheterna ifrågasätts (förordning 987/2009, artikel 5).

För de mer allmänna kraven för att beviljas visumet, se kraven för Spaniens digitala nomadvisum. Om du ännu inte har tillståndet kan du använda den separata guiden om hur du ansöker om Spaniens digitala nomadvisum.

I korthet

De fyra systemen besvarar olika frågor

System	Fråga som systemet besvarar	Myndighet eller institution	Vad systemet inte avgör
Tillstånd för internationella distansarbetare	Uppfyller det nya uppdragsförhållandet fortfarande villkoren för det spanska uppehållstillståndet?	UGE	Vilket lands socialförsäkringslagstiftning som är tillämplig, skatteregistrering eller, i sig, RETA
Tillämplig socialförsäkring och A1	Vilket lands lagstiftning omfattar det verkliga arbetsmönstret?	Behörig socialförsäkringsinstitution eller behöriga socialförsäkringsinstitutioner	Migrationsrättsligt tillstånd, spansk skatteregistrering eller skatterättslig hemvist
Spanskt skatteregister	Måste personen registrera eller ändra uppgifter om verksamheten, och från vilket datum för verksamheten?	AEAT, med den aktuella blankett 036 där den krävs	Godkännande av DNV eller vilket land som är tillämpligt för socialförsäkringen
Spansk socialförsäkring för egenföretagare	Måste personen registrera sig i RETA, och från vilket datum?	TGSS/Importass, om spansk lagstiftning är tillämplig	UGE:s godtagande eller AEAT:s skattemässiga behandling

EU:s samordning innebär normalt att en person omfattas av en enda medlemsstats socialförsäkringslagstiftning. Huvudregeln är lagstiftningen i det land där verksamheten som anställd eller egenföretagare faktiskt utövas, med förbehåll för reglerna om utstationering och arbete i flera stater (förordning 883/2004, artiklarna 11–13). En utländsk arbetsgivare eller kund innebär inte i sig att arbetet utövas utanför Spanien.

Före, utlösande händelse och efter: vad som ändras

Nivå	Före	Utlösande händelse att dokumentera	Efter den utlösande händelsen	Underlag att spara
Migration hos UGE	Tillståndet grundar sig på utländsk anställning och tillhörande underlag	Anställningen upphör eller det kvalificerande förhållandet ändras	Anmäl den väsentliga ändringen inom 30 dagar och styrk den nya grunden i uppdragsförhållandet	Gällande tillstånd, underlag om att anställningen har upphört, uppdragsavtal och villkor för distansarbetet
Socialförsäkring/A1	Försäkringsskyddet som anställd styrks utifrån en viss rättslig väg och vissa faktiska omständigheter	Anställningen eller arbetsmönstret ändras	Be den behöriga institutionen att på nytt fastställa tillämplig lagstiftning	Gammalt A1-intyg, datum för ändringen, fysiska arbetsorter, nya avtal och det nya beslutet/intyget
AEAT	Ingen verksamhet som egenföretagare finns registrerad, eller befintliga uppgifter i registret beskriver en annan verksamhet	Näringsverksamheten eller transaktionerna ska inledas	Lämna in eller ändra blankett 036 före start där det krävs	Inlämnad blankett 036 och de gällande uppgifterna om verksamheten
RETA	Socialförsäkringsordningen för anställda eller ett giltigt utländskt försäkringsskydd gäller	Spanien fastställs vara behörig stat för socialförsäkring vid egenföretagande	Begär registrering i RETA innan verksamheten inleds	Beslut om tillämplig lagstiftning och registreringsbevis från RETA

Datumen är inte nödvändigtvis desamma. Dokumentera datumet då anställningen upphör, datumet då affärsförhållandet föreligger och datumet då verksamheten eller transaktionerna faktiskt inleds. UGE:s 30-dagarsfrist räknas från den ändring som påverkar villkoren för tillståndet; det är inte en allmän period på 30 dagar före och efter att anställningen upphör.

Beslutsträd: välj väg utifrån omständigheterna

1. Kommer den utländska anställningen och de omständigheter som omfattas av A1-intyget som anställd att fortsätta oförändrade? Om ja, finns det kanske ännu ingen övergång från anställd till egenföretagare. Utfärda inga fakturor och skriv inte under uppdrag som om de omfattades utan att först ha stämt av med både UGE och utfärdaren av A1-intyget.

2. Har anställningen upphört men den självständiga verksamheten ännu inte börjat? Använd det här planeringsintervallet för att bekräfta inlämningsvägen hos UGE, presentera det framtida arbetsmönstret för den behöriga socialförsäkringsinstitutionen och förbereda registreringarna hos AEAT/RETA. Utgå inte från att ett glapp automatiskt förlänger vare sig den gamla migrationsrättsliga grunden eller A1-intyget som anställd.

3. Kommer allt arbete som egenföretagare att utföras fysiskt från Spanien? EU:s huvudregel pekar mot spansk lagstiftning, om inte ett särskilt undantag i samordningsreglerna är tillämpligt. Om Spanien är tillämplig stat ska du samordna de nödvändiga registreringarna hos AEAT och RETA så att de gäller innan verksamheten inleds. Importass anger att registrering i RETA måste begäras innan verksamheten inleds och att den kan förberedas i förväg (Importass).

4. Var du redan normalt egenföretagare i en annan EU- eller EES-stat eller i Schweiz, och är verksamheten i Spanien tillfällig och likartad? En väg för tillfälligt arbete som egenföretagare kan innebära att den första statens lagstiftning fortsätter att gälla, men den har andra villkor än utstationering av anställda. EU-rätten kräver att du verkligen tidigare normalt har bedrivit verksamhet som egenföretagare där, att verksamheten i Spanien är likartad, att du fortfarande har möjlighet att återuppta verksamheten i den första staten och att den förväntade perioden inte överstiger 24 månader (förordning 883/2004, artikel 12; förordning 987/2009, artikel 14). Skaffa ett nytt intyg som motsvarar omständigheterna som egenföretagare i stället för att förlita dig på A1-intyget som anställd.

5. Kommer du att kombinera anställning och egenföretagande, eller arbeta i två eller flera länder? Stanna upp och skaffa ett fastställande från berörd institution. Den särskilda EU-regeln för anställning i en stat och egenföretagande i en annan gäller endast när verksamheterna faktiskt utövas i olika stater – inte bara när motparterna finns utomlands. Den som arbetar i två eller flera medlemsstater måste underrätta den utsedda institutionen i bosättningsstaten (förordning 987/2009, artikel 16). Be dessutom separat UGE bekräfta att den föreslagna kombinationen är förenlig med tillståndet; UGE:s aktuella vägledning för tillståndshavare anger inte att varje kombination av anställning och frilansarbete är förenlig med tillståndet.

6. Har ärendet anknytning till Storbritannien? Avgör först om utträdesavtalet skyddar personens ställning från tiden före 2021. I annat fall gäller protokollet till handels- och samarbetsavtalet mellan Storbritannien och EU; det liknar EU:s samordning men är inte identiskt med den (Europeiska kommissionen). HMRC har en väg för intyg vid kvalificerande, likartad verksamhet som egenföretagare som tillfälligt utförs i ett EU-land i upp till två år, men det är HMRC som avgör om omständigheterna uppfyller kraven (GOV.UK).

7. Ligger ursprungslandet utanför EU/EES/Schweiz och Storbritannien? Kontrollera om ett avtal med Spanien är tillämpligt och läs sedan det avtalets regler om personkrets, verksamhet och varaktighet. Att landet finns med i Spaniens förteckning över bilaterala avtal bevisar inte att distansarbete som egenföretagare omfattas. UGE:s aktuella offentliga material är motstridigt på den här punkten: checklistan för tillståndshavare godtar ett intyg som är specifikt för respektive avtal och anger att det innebär undantag från spansk registrering, medan den separata FAQ:n från UGE anger att bilateral import inte är möjlig för egenföretagare. Välj inte den här grenen utan skriftlig bekräftelse för just ditt fall från den behöriga institutionen i ursprungslandet och från UGE.

8. Finns det ingen tillämplig internationell väg eller något motsvarande intyg? Planera för den inhemska spanska grenen: underlag om uppdragsgrunden för UGE, blankett 036 innan verksamheten inleds där det krävs, ett åtagande om RETA i ärendet hos UGE samt registrering i RETA när tillståndet har beviljats och innan verksamheten inleds.

Hur ärendet hos UGE bör beskrivas

Den rättsliga händelsen är en anmälan/ändring av villkor, inte en vanlig förlängning. UGE:s aktuella checklista har rubriken ”förstagångsansökningar” men omfattar uttryckligen befintliga tillståndshavare som anmäler en ändring under giltighetstiden. Även MI-T-blanketten placerar den som redan har ett spanskt uppehållstillstånd inom sin väg för förstagångsansökningar. Sammantaget är den säkraste beskrivningen: en ändring/anmälan som hanteras via det aktuella materialet för förstagångsansökningar (UGE:s checklista för tillståndshavare).

Formuleringen spelar roll. Rubriken bevisar inte att varje tillståndshavare får ett garanterat nytt tillstånd eller en giltighetsperiod som börjar om. En anmälan i rätt tid är nödvändig, men UGE bedömer ändå om de nya omständigheterna kring uppdragsförhållandet uppfyller lagens krav. Kontrollera det aktuella alternativet i den elektroniska portalen och hur blanketten ska markeras innan du lämnar in. UGE anger att ansökningar, anmälningar och tillhörande handlingar lämnas in elektroniskt (UGE:s sida om inlämning).

Det offentliga materialet lämnar också en praktisk fråga olöst. Lagen anger ett krav på ett affärsförhållande som ska ha funnits i tre månader före en ansökan som grundar sig på ett uppdragsförhållande, medan UGE anger att underlaget för de tre månaderna inte krävs på nytt vid vissa ändringar för befintliga tillståndshavare och i samma vägledning varnar för att gamla underlag om anställning inte kan styrka ett uppdragsförhållande (Ley 14/2013, artikel 74 ter; UGE:s checklista för tillståndshavare). Styrk det verkliga nya uppdragsförhållandet och skaffa skriftlig bekräftelse från UGE om huruvida redan fullgjorda månader av uppdragshistorik krävs i just din övergång.

Sätt ihop ett avgränsat underlagspaket

Det här är ett underlagspaket för övergången, inte en universell checklista för ansökningar. Ordna handlingarna efter det beslut de stöder:

• Identitet och aktuell status: tillståndet och beslutet, bevis på att det fortfarande gäller samt en läslig kopia av hela det giltiga passet – alla sidor – enligt vad som begärs i UGE:s aktuella checklista.
• Den faktiska ändringen: handling om att anställningen har avslutats eller ändrats, datumet då ändringen gäller från och en kort kronologi som skiljer mellan anställningens upphörande, uppkomsten av uppdragsförhållandet och verksamhetens start.
• Uppdragsgrund: ett eller flera undertecknade affärsavtal med icke-spanska företag, uppdragsvillkor, underlag som visar att tjänsterna levereras på distans, omfattning, förväntad period och bevis på att förhållandet är verkligt och inte en anställning som bara har döpts om till ett uppdrag.
• Utländskt företag och kompetens: utdrag ur ett officiellt register eller motsvarande underlag som visar att det utländska företaget har bedrivit verklig och kontinuerlig verksamhet i minst ett år, samt en erkänd examen från högre utbildning, yrkesutbildning eller handelshögskola, eller minst tre års dokumenterad likvärdig yrkeserfarenhet som är relevant för arbetet (Ley 14/2013, artiklarna 74 bis–ter). UGE kan begära mer om det inlämnade underlaget är otillräckligt.
• Socialförsäkring: gammalt A1-intyg, de ändrade omständigheter som har skickats till utfärdaren, fysiska arbetsorter, eventuell tidigare historik som egenföretagare som behövs för den åberopade vägen samt det resulterande aktuella intyget eller beslutet om att spansk lagstiftning är tillämplig. Om utländskt försäkringsskydd åberopas begär UGE ett intyg som uttryckligen omfattar distansarbete från Spanien; enbart en ansökan räcker inte (UGE:s checklista för tillståndshavare).
• Spanska registreringar: inlämnad blankett 036 och underlag om RETA om verksamheten redan har inletts och registreringarna är tillämpliga; i annat fall handlingar som visar den planerade ordningsföljden i enlighet med reglerna.
• Fortlöpande villkor: aktuella underlag om ekonomiska medel, försäkringsskydd och andra villkor för beviljandet som påverkas av ändringen. Lägg bara till handlingar om familjeband om en familjeansökan eller en ändring av familjerelaterade villkor faktiskt är aktuell. En familjeansökan eller ändring är ett separat ärende; ingen motsvarande giltighetstid eller utgång följer automatiskt av beslutet om tillståndshavaren.

20-procentsregeln för spansk yrkesverksamhet

En tillståndshavare vars tillstånd grundar sig på ett uppdragsförhållande får arbeta för ett företag i Spanien endast när det arbetet utgör högst 20 % av den totala yrkesverksamheten. UGE tillägger att det kvalificerande utländska uppdragsförhållandet måste fortsätta och att det spanska förhållandet måste förbli ett uppdragsförhållande, aldrig en anställning (Ley 14/2013, artikel 74 bis; UGE:s FAQ).

Hitta inte på en egen nämnare. Den citerade lagen och UGE:s FAQ definierar inte om ”den totala yrkesverksamheten” mäts i intäkter, timmar, dagar, fakturor, kunder eller något annat mått, eller under vilken period. Innan du tar dig an spanska kunder bör du skaffa en skriftlig beräkningsmetod för dina omständigheter och föra konsekventa register som stöder den. Regeln tillåter inte anställning i Spanien upp till 20 %.

Händelsebaserad tidsplanering

Händelse	Åtgärd kopplad till händelsen
Genomgång av tillståndet och dess giltighetstid	Kontrollera tillståndets rättsliga sista giltighetsdag; utgå inte från att ändringen påverkar den.
Anställningen upphör eller ändras väsentligt	Dokumentera datumet då ändringen gäller från, underrätta utfärdaren av A1-intyget och spara underlag om att anställningen har upphört.
Uppdragsförhållandet uppstår	Dokumentera avtalsdatum, datum då avtalet börjar gälla, motparter och villkor för distansarbetet; förbered underlaget för UGE.
Omständigheterna i A1-intyget stämmer inte längre med verkligheten	Begär ett nytt fastställande av tillämplig lagstiftning; använd inte A1-intyget som anställd som bevis för egenföretagande.
Innan verksamheten eller transaktionerna inleds	Lämna in blankett 036 där det krävs och registrera dig i RETA om Spanien är tillämplig stat; när både AEAT och RETA krävs bör deras datum för när registreringen gäller från sammanfalla (Importass-guiden).
Villkoren för tillståndet ändras	Anmäl ändringen till UGE inom 30 dagar efter den faktiska händelsen via den aktuella elektroniska vägen.
UGE fattar ett beslut eller lämnar en instruktion	Dokumentera dess omfattning, villkor och datum; justera den planerade ordningsföljden utan att utgå från en ny giltighetsperiod.
Efter inlämning och start	Spara kvitton, beslut, avtal, fakturor och underlag om fortsatt utländsk yrkesverksamhet och om en eventuell andel spanska kunder.

Om ändringen redan har skett ska du inte konstruera ett nytt datum. Dokumentera den verkliga kronologin, lämna in anmälan till UGE inom den återstående lagstadgade fristen om det är möjligt och åtgärda eventuella inlämningar till AEAT eller RETA som redan krävdes.

Vanliga misstag

• Att behandla A1-intyget som migrationsrättsligt tillstånd eller skatteregistrering.
• Att påstå att det gamla A1-intyget automatiskt blev ogiltigt, i stället för att anmäla de ändrade omständigheterna och få en ny bedömning.
• Att utgå från att det gamla A1-intyget som anställd styrker ett nytt mönster som egenföretagare.
• Att kalla steget hos UGE för en vanlig förlängning eller att utlova en ny giltighetsperiod.
• Att döpa om en anställning till egenföretagande utan att ändra det verkliga arbetsförhållandet.
• Att inleda verksamheten innan blankett 036 och en eventuellt nödvändig registrering i RETA gäller, eller utan att först bekräfta hur UGE vill att ändringen av villkoren ska hanteras och styrkas.
• Att använda den föråldrade blankett 037 i stället för den aktuella vägen med blankett 036.
• Att tillämpa EU:s regel om arbete i flera stater bara för att en kund eller arbetsgivare är utländsk.
• Att behandla ett lands avtal med Spanien som bevis för att avtalet omfattar distansarbete som egenföretagare.
• Att beräkna taket för spanska kunder med en nämnare som saknar stöd.
• Att utgå från att ett långt avtal eller ett tillsvidareavtal med en kund garanterar en viss giltighetstid för tillståndet.
• Att behandla Beckham-regimen som en bisak. Om du använder Spaniens särskilda skatteregim för inflyttade arbetstagare bör du stanna upp och skaffa skatterådgivning innan du ändrar verksamheten; dra inga slutsatser om vare sig fortsatt tillämpning eller uteslutning enbart utifrån din DNV-status (AEAT:s översikt).

För den vanliga spanska registreringsprocessen när vägen väl är fastställd, se hur du registrerar dig som autónomo i Spanien.

Vanliga frågor

Gäller mitt A1-intyg som anställd fortfarande när jag har blivit egenföretagare?

Behandla det inte som bevis för de nya omständigheterna. Det blir inte automatiskt ogiltigt bara för att omständigheterna ändras, men grunden som anställd beskriver inte längre ett verkligt egenföretagande. Underrätta utfärdaren och se till att få ett nytt beslut om tillämplig lagstiftning; det är utfärdaren som avgör om det gamla dokumentet måste återkallas eller ersättas.

Är detta en förlängning av DNV eller en ändring av villkoren?

Det är en ändring/anmälan av villkor som hanteras via UGE:s aktuella material med rubriken ”förstagångsansökningar”. Det är inte en vanlig förlängning, och inlämningsvägen garanterar inte i sig ett nytt tillstånd och ändrar inte heller det nuvarande sista giltighetsdatumet.

Har jag 30 dagar på mig före och efter ändringen?

Nej. Enligt lagregeln ska en ändring som påverkar villkoren för tillståndet anmälas till UGE inom 30 dagar efter att den har inträffat. Det finns inget officiellt symmetriskt tidsfönster med 30 dagar före och 30 dagar efter.

Kan jag börja fakturera innan stegen hos UGE, AEAT och RETA är klara?

Utgå inte från det. I den spanska grenen ska du ta med ett åtagande om RETA i ärendet hos UGE; när tillståndet har beviljats registrerar du dig i RETA innan verksamheten inleds. Där blankett 036 krävs måste även den ha verkan innan näringsverksamheten eller transaktionerna inleds. Anmälningsskyldigheten gentemot UGE har kvar sin egen frist på 30 dagar efter den ändring som påverkar villkoren för tillståndet. Om du redan har börjat ska du uppge det verkliga datumet och snarast rätta eventuella försenade steg.

Kan jag behålla en anställning och samtidigt frilansa?

Inte utan en bekräftelse för just ditt fall. EU:s regler om socialförsäkring kan omfatta vissa kombinerade mönster eller mönster med arbete i flera stater, men materialet om DNV beskriver anställning och yrkesverksamhet som skilda scenarier och tillåter inte tydligt alla hybridformer inom ett oförändrat ärende. Be UGE och den behöriga socialförsäkringsinstitutionen att fatta beslut utifrån det verkliga fysiska arbetsmönstret.

Får egenföretagare med DNV arbeta med spanska kunder?

Ja, men endast som yrkesverksamhet, samtidigt som det kvalificerande utländska uppdragsförhållandet upprätthålls, och endast upp till 20 % av den totala yrkesverksamheten. Den citerade lagen och UGE:s FAQ definierar inte nämnaren eller mätperioden, så skaffa och dokumentera en metod för just ditt fall innan du tar dig an spanska uppdrag.

Garanterar ett tillsvidareavtal med en kund ett treårigt tillstånd?

Nej. Enligt lagen gäller uppehållstillståndet för den begärda perioden, upp till högst tre år; ett tillsvidareavtal garanterar inte den giltighetstiden (Ley 14/2013, artikel 74 quinquies). En ändring under tillståndets giltighetstid gör inte heller att giltighetsperioden automatiskt börjar om.

Upphör Beckham-regimen automatiskt om jag blir autónomo?

Utgå inte från något av utfallen. Skatteregimen har egna villkor, som är skilda från UGE, A1, registreringen i AEAT:s skatteregister och RETA. Stanna upp och skaffa rådgivning om den planerade verksamheten innan du genomför ändringen.

Nästa steg

När vägen för migration och socialförsäkring är bekräftad kan du registrera dig som autónomo online. Registreringstjänsten är genomförandesteget; den ersätter inte UGE:s beslut eller beslutet om tillämplig lagstiftning.