Van werknemer/A1 naar zelfstandige met het Spaanse DNV

Hebt u al de Spaanse verblijfsvergunning voor internationale telewerkers en vervangt u buitenlands dienstverband door werkelijk zelfstandig ondernemerschap, behandel de overstap dan als vier samenhangende maar afzonderlijke procedures. U moet de grondslag van uw vergunning regelen met de Eenheid voor Grote Ondernemingen en Strategische Groepen (UGE), een nieuw besluit verkrijgen over de toepasselijke socialezekerheidswetgeving, de stap voor het Spaanse fiscale register bij AEAT afronden en u inschrijven in het RETA als de Spaanse socialezekerheidswetgeving van toepassing is.

Een A1 of een verzekeringsverklaring toont aan van welk land de socialezekerheidswetgeving van toepassing is. Het document verleent u geen Spaanse immigratiestatus, schrijft uw onderneming niet in bij AEAT en bepaalt op zichzelf niet of RETA-inschrijving vereist is. Een werknemers-A1 wordt niet automatisch ongeldig alleen omdat uw omstandigheden veranderen. Het bewijst echter niet de gewijzigde feiten als zelfstandige; meld die daarom aan de afgevende instelling en laat de situatie opnieuw beoordelen. Volgens de EU-regels blijft een afgegeven document bindend totdat de staat van afgifte het intrekt of ongeldig verklaart, terwijl die instelling de grondslag moet heroverwegen als de feiten in twijfel worden getrokken (Verordening 987/2009, artikel 5).

Zie voor de bredere toelatingsvoorwaarden de vereisten voor het Spaanse Digital Nomad Visa. Hebt u de vergunning nog niet, gebruik dan de afzonderlijke gids over hoe u het Spaanse Digital Nomad Visa aanvraagt.

Kort samengevat

De vier systemen beantwoorden verschillende vragen

Systeem	Vraag die het beantwoordt	Autoriteit of instelling	Wat het niet bepaalt
Vergunning voor internationale telewerkers	Voldoet de nieuwe professionele relatie nog aan de voorwaarden van de Spaanse verblijfsvergunning?	UGE	Van welk land de socialezekerheidswetgeving geldt, fiscale registratie of RETA op zichzelf
Toepasselijke sociale zekerheid en A1	Onder de wetgeving van welk land valt het werkelijke werkpatroon?	Bevoegde socialezekerheidsinstelling of -instellingen	Immigratietoestemming, Spaanse fiscale registratie of fiscale woonplaats
Spaans fiscaal register	Moet de persoon zich inschrijven of bedrijfsgegevens wijzigen, en vanaf welke activiteitsdatum?	AEAT, met het huidige formulier 036 waar vereist	Goedkeuring van het DNV of het land waarvan de sociale zekerheid van toepassing is
Spaanse sociale zekerheid voor zelfstandigen	Moet de persoon zich inschrijven in het RETA, en vanaf welke datum?	TGSS/Importass, als de Spaanse wetgeving van toepassing is	Aanvaarding door UGE of fiscale behandeling door AEAT

Door de EU-coördinatie valt een persoon normaal gesproken onder de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat. Uitgangspunt is de wetgeving van het land waar de werkzaamheden in loondienst of als zelfstandige daadwerkelijk worden verricht, onder voorbehoud van de regels voor detachering en voor werkzaamheden in meerdere lidstaten (Verordening 883/2004, artikelen 11–13). Een buitenlandse werkgever of klant betekent op zichzelf niet dat het werk buiten Spanje wordt verricht.

Vóór, aanleiding en daarna: wat er verandert

Laag	Vóór	Vast te leggen aanleiding	Na de aanleiding	Te bewaren bewijs
Immigratie bij UGE	De vergunning berust op buitenlands dienstverband en het bijbehorende bewijs	Het dienstverband eindigt of de kwalificerende relatie verandert	Meld de wezenlijke wijziging binnen 30 dagen en toon de nieuwe professionele grondslag aan	Huidige vergunning, bewijs van beëindiging, professionele contracten en voorwaarden voor werken op afstand
Sociale zekerheid/A1	Dekking als werknemer is aangetoond op basis van een bepaalde juridische route en feitelijke situatie	Het dienstverband of het werkpatroon verandert	Vraag de bevoegde instelling de toepasselijke wetgeving opnieuw vast te stellen	Oude A1, datum van de wijziging, fysieke werklocaties, nieuwe contracten en het nieuwe besluit/certificaat
AEAT	Er is geen activiteit als zelfstandige geregistreerd, of de bestaande registergegevens beschrijven een andere activiteit	De bedrijfsactiviteit of de handelingen gaan beginnen	Dien formulier 036 in of wijzig het vóór de start, waar vereist	Ingediend formulier 036 en de geldende gegevens van de activiteit
RETA	Het werknemersstelsel of geldige buitenlandse dekking is van toepassing	Spanje wordt aangewezen als de bevoegde staat voor de sociale zekerheid van de zelfstandige activiteit	Vraag de RETA-inschrijving aan voordat de activiteit begint	Besluit over de toepasselijke wetgeving en bewijs van RETA-inschrijving

De data vallen mogelijk niet samen. Leg de einddatum van het dienstverband vast, de datum vanaf wanneer de commerciële relatie bestaat en de datum waarop de activiteit of de handelingen daadwerkelijk beginnen. De termijn van 30 dagen bij UGE loopt vanaf de wijziging die de voorwaarden van de vergunning raakt; het is geen algemene periode van 30 dagen vóór en na het einde van het dienstverband.

Beslisboom: kies de route op basis van de feiten

1. Loopt het buitenlandse dienstverband, met de feiten die de werknemers-A1 dekt, ongewijzigd door? Zo ja, dan is er mogelijk nog geen overgang van werknemer naar zelfstandige. Maak geen facturen op en teken geen professionele opdrachten alsof die gedekt zijn, zonder dit zowel bij UGE als bij de afgevende instelling van de A1 na te gaan.

2. Is het dienstverband geëindigd, maar is de zelfstandige activiteit nog niet begonnen? Gebruik deze planningsperiode om de indieningsroute bij UGE te bevestigen, het toekomstige werkpatroon aan de bevoegde socialezekerheidsinstelling voor te leggen en de indieningen bij AEAT en RETA voor te bereiden. Ga er niet van uit dat een tussenperiode automatisch de oude immigratiegrondslag of de werknemers-A1 verlengt.

3. Wordt al het zelfstandige werk fysiek vanuit Spanje verricht? Het uitgangspunt van de EU wijst naar de Spaanse wetgeving, tenzij een specifieke uitzondering op grond van de coördinatieregels van toepassing is. Is de Spaanse wetgeving van toepassing, stem dan de vereiste ingangsdata bij AEAT en RETA vóór de start van de activiteit op elkaar af. Importass vermeldt dat de RETA-inschrijving vóór de start moet worden aangevraagd en vooraf kan worden voorbereid (Importass).

4. Was u al gewoonlijk als zelfstandige werkzaam in een andere staat van de EU, de EER of Zwitserland, en is de activiteit in Spanje tijdelijk en soortgelijk? Een route voor tijdelijk werk als zelfstandige kan de wetgeving van de eerste staat laten gelden, maar kent andere voorwaarden dan de detachering van werknemers. Het EU-recht vereist een voorafgaande, werkelijke en gewoonlijke zelfstandige activiteit in die staat, een soortgelijke activiteit in Spanje, het blijvende vermogen om de activiteit in de eerste staat te hervatten en een verwachte duur van niet meer dan 24 maanden (Verordening 883/2004, artikel 12; Verordening 987/2009, artikel 14). Vraag een nieuw certificaat aan dat past bij de feiten als zelfstandige, in plaats van te vertrouwen op de werknemers-A1.

5. Combineert u loondienst en zelfstandig werk, of werkt u in twee of meer landen? Stop en vraag een formele vaststelling aan bij de betrokken instelling. De bijzondere EU-regel voor loondienst in de ene staat en zelfstandig werk in een andere geldt alleen wanneer de activiteiten werkelijk in verschillende staten worden verricht — niet alleen omdat de wederpartijen in het buitenland zitten. Wie in twee of meer lidstaten werkt, moet de aangewezen instelling in de woonstaat informeren (Verordening 987/2009, artikel 16). Vraag UGE daarnaast afzonderlijk om te bevestigen dat de voorgenomen combinatie bij de vergunning past; de huidige richtlijnen van UGE voor houders vermelden niet dat iedere combinatie van loondienst en freelancewerk verenigbaar is met de vergunning.

6. Heeft de zaak een band met het Verenigd Koninkrijk? Ga eerst na of het Terugtrekkingsakkoord de positie van de persoon van vóór 2021 beschermt. Is dat niet zo, dan geldt het protocol bij de Handels- en Samenwerkingsovereenkomst tussen het VK en de EU; dat lijkt op de EU-coördinatie, maar is er niet identiek aan (Europese Commissie). HMRC kent een certificaatroute voor kwalificerende, soortgelijke activiteiten als zelfstandige die tijdelijk, tot twee jaar, in een EU-land worden verricht, maar HMRC moet beslissen of de feiten daarvoor in aanmerking komen (GOV.UK).

7. Ligt het land van herkomst buiten de EU/EER/Zwitserland en het VK? Ga na of er een verdrag met Spanje van toepassing is en lees daarna de regels van dat verdrag over personen, activiteiten en duur. Een vermelding in het Spaanse overzicht van bilaterale verdragen bewijst niet dat werken op afstand als zelfstandige gedekt is. De huidige openbare materialen van UGE spreken elkaar hier tegen: de checklist voor houders erkent een certificaat op grond van het specifieke instrument en stelt dat het vrijstelling van Spaanse inschrijving geeft, terwijl de afzonderlijke FAQ van UGE stelt dat bilaterale ‘import’ van dekking voor zelfstandigen niet mogelijk is. Kies deze tak niet zonder schriftelijke, op uw geval toegesneden bevestiging van de bevoegde instelling in het land van herkomst en van UGE.

8. Is er geen toepasselijke internationale route of passend certificaat? Plan dan de binnenlandse Spaanse tak: bewijs van de professionele grondslag voor UGE, formulier 036 vóór de start van de activiteit waar vereist, een RETA-toezegging in het UGE-dossier en RETA-inschrijving zodra de vergunning is verkregen en vóór de start van de activiteit.

Hoe u de indiening bij UGE moet omschrijven

De juridische gebeurtenis is een mededeling/wijziging van voorwaarden, geen gewone verlenging. De huidige checklist van UGE heeft de titel ‘eerste aanvragen’, maar omvat uitdrukkelijk bestaande vergunninghouders die tijdens de geldigheidsduur een wijziging melden. Ook het formulier MI-T plaatst een huidige houder van een Spaanse verblijfsvergunning binnen de route voor eerste aanvragen. In samenhang gelezen is de veiligste omschrijving: een wijziging/mededeling die wordt afgehandeld via de huidige materialen voor eerste aanvragen (checklist van UGE voor houders).

Deze formulering is van belang. De titel bewijst niet dat iedere houder gegarandeerd een nieuwe vergunning of een opnieuw ingaande geldigheidsduur krijgt. Tijdige melding is noodzakelijk, maar UGE beoordeelt nog steeds of de nieuwe professionele feiten aan de wet voldoen. Controleer vóór indiening de huidige optie in het elektronische loket en de juiste aanduiding op het formulier. UGE vermeldt dat aanvragen, mededelingen en bijbehorende documenten elektronisch worden ingediend (indieningspagina van UGE).

De openbare materialen laten ook één praktisch punt open. De wet stelt voor een aanvraag op professionele grondslag de eis van een voorafgaande commerciële relatie van drie maanden, terwijl UGE zegt dat het bewijs van drie maanden bij bepaalde wijzigingen voor bestaande houders niet opnieuw wordt gevraagd en in dezelfde richtlijnen waarschuwt dat oud bewijs van dienstverband geen professionele relatie kan aantonen (Ley 14/2013, artikel 74 ter; checklist van UGE voor houders). Toon de werkelijke nieuwe professionele relatie aan en vraag UGE schriftelijk te bevestigen of in uw precieze overgangssituatie al voltooide maanden professionele voorgeschiedenis vereist zijn.

Stel een afgebakend bewijsdossier samen

Dit is een dossier voor de overgang, geen universele checklist voor aanvragen. Orden de documenten naar het besluit dat ze onderbouwen:

• Identiteit en huidige status: de vergunning en het besluit, bewijs dat de vergunning nog van kracht is, en een leesbare kopie van het volledige geldige paspoort — alle pagina’s — zoals gevraagd in de huidige checklist van UGE.
• De feitelijke wijziging: beëindiging of wijziging van het dienstverband, de datum waarop de wijziging ingaat, en een korte chronologie die het einde van het dienstverband, het ontstaan van de professionele relatie en de start van de activiteit van elkaar onderscheidt.
• Professionele grondslag: een of meer ondertekende commerciële contracten met niet-Spaanse bedrijven, professionele voorwaarden, bewijs van dienstverlening op afstand, reikwijdte, verwachte duur en bewijs dat de relatie echt is en geen dienstverband dat tot opdrachtovereenkomst is omgedoopt.
• Buitenlandse onderneming en bekwaamheid: een uittreksel uit het officiële register of gelijkwaardig bewijs dat de buitenlandse onderneming ten minste één jaar een werkelijke, ononderbroken activiteit heeft uitgeoefend, plus een erkend diploma van hoger onderwijs, beroepsopleiding of business school, of ten minste drie jaar gedocumenteerde, vergelijkbare beroepservaring die relevant is voor het werk (Ley 14/2013, artikelen 74 bis–ter). UGE kan meer vragen als het ingediende bewijs onvoldoende is.
• Sociale zekerheid: de oude A1, de gewijzigde feiten zoals doorgegeven aan de afgevende instelling, fysieke werklocaties, eventuele eerdere geschiedenis als zelfstandige die voor de gekozen route nodig is, en het daaruit voortvloeiende actuele certificaat of de vaststelling dat de Spaanse wetgeving van toepassing is. Wordt buitenlandse dekking aangevoerd, dan vraagt UGE om een certificaat dat uitdrukkelijk werken op afstand vanuit Spanje dekt; alleen een aanvraag is niet voldoende (checklist van UGE voor houders).
• Spaanse inschrijvingen: ingediend formulier 036 en bewijs van RETA-inschrijving als de activiteit al is begonnen en die inschrijvingen van toepassing zijn; anders documenten die de geplande, regelconforme volgorde laten zien.
• Doorlopende voorwaarden: actueel bewijs van middelen, dekking en iedere andere toelatingsvoorwaarde waarop de wijziging invloed heeft. Voeg documenten over familiebanden alleen toe als er daadwerkelijk een aanvraag voor gezinsleden of een wijziging in de gezinsvoorwaarden speelt. Een aanvraag of wijziging voor gezinsleden staat daar los van; uit het besluit over de houder volgt niet automatisch dezelfde duur of uitkomst.

De 20%-regel voor Spaanse professionele activiteit

Een houder op professionele grondslag mag alleen voor een bedrijf in Spanje werken als dat werk niet meer dan 20% van de totale professionele activiteit uitmaakt. UGE voegt daaraan toe dat de kwalificerende buitenlandse professionele relatie moet blijven bestaan en dat de Spaanse relatie professioneel moet blijven en nooit een dienstverband mag zijn (Ley 14/2013, artikel 74 bis; FAQ van UGE).

Verzin de noemer niet zelf. De aangehaalde wet en FAQ van UGE bepalen niet of de ‘totale professionele activiteit’ wordt gemeten in omzet, uren, dagen, facturen, klanten of een andere maatstaf, noch over welke periode. Verkrijg voordat u Spaanse klanten aanneemt een schriftelijke berekeningswijze voor uw situatie en houd een consistente administratie bij die deze onderbouwt. De regel staat geen Spaans dienstverband tot 20% toe.

Tijdsplanner per gebeurtenis

Gebeurtenis	Actie die aan die gebeurtenis gekoppeld is
Controle en afloop van de vergunning	Controleer de wettelijke vervaldatum van de vergunning; ga er niet van uit dat de wijziging die datum verandert.
Het dienstverband eindigt of verandert wezenlijk	Leg de ingangsdatum vast, informeer de afgevende instelling van de A1 en bewaar het bewijs van beëindiging.
De professionele relatie ontstaat	Leg de contractdatum, de ingangsdatum, de wederpartijen en de voorwaarden voor werken op afstand vast; bereid het bewijs voor UGE voor.
De A1-feiten komen niet meer overeen met de werkelijkheid	Vraag een nieuwe vaststelling van de toepasselijke wetgeving aan; gebruik de werknemers-A1 niet als bewijs van zelfstandig ondernemerschap.
Voordat de activiteit of de handelingen beginnen	Dien formulier 036 in waar vereist en schrijf u in het RETA in als de Spaanse wetgeving van toepassing is; zijn zowel AEAT als RETA vereist, dan dienen de ingangsdata samen te vallen (gids van Importass).
De voorwaarden van de vergunning veranderen	Meld de wijziging binnen 30 dagen na de feitelijke gebeurtenis aan UGE via de huidige elektronische route.
UGE neemt een besluit of geeft een instructie	Leg de reikwijdte, voorwaarden en datum vast; pas de geplande volgorde aan zonder uit te gaan van een nieuwe geldigheidsduur.
Na indiening en start	Bewaar ontvangstbewijzen, besluiten, contracten, facturen en administratie van de doorlopende buitenlandse professionele activiteit en van een eventueel percentage Spaanse klanten.

Heeft de wijziging al plaatsgevonden, verzin dan geen nieuwe datum. Documenteer de werkelijke chronologie, dien de melding bij UGE indien mogelijk binnen de resterende wettelijke termijn in en regel iedere indiening bij AEAT of RETA die al vereist was.

Veelgemaakte fouten

• De A1 behandelen als immigratietoestemming of fiscale registratie.
• Stellen dat de oude A1 automatisch ongeldig is geworden, in plaats van de gewijzigde feiten te melden en een nieuwe vaststelling te verkrijgen.
• Aannemen dat de oude werknemers-A1 een nieuw patroon als zelfstandige aantoont.
• De stap bij UGE een gewone verlenging noemen of een nieuwe geldigheidsduur beloven.
• Een dienstverband omdopen tot zelfstandig ondernemerschap zonder de werkelijke arbeidsrelatie te veranderen.
• Met de activiteit beginnen voordat formulier 036 en een eventueel vereiste RETA-inschrijving van kracht zijn, of zonder eerst na te gaan hoe UGE de wijziging van voorwaarden ingediend en onderbouwd wil zien.
• Het verouderde formulier 037 gebruiken in plaats van de huidige route met formulier 036.
• De EU-regel voor werkzaamheden in meerdere lidstaten toepassen alleen omdat een klant of werkgever buitenlands is.
• Het verdrag van een land met Spanje beschouwen als bewijs dat dat verdrag werken op afstand als zelfstandige dekt.
• Het plafond voor Spaanse klanten berekenen met een niet-onderbouwde noemer.
• Aannemen dat een langlopend klantcontract of een klantcontract voor onbepaalde tijd enige looptijd van de vergunning garandeert.
• De Beckham-regeling als bijzaak behandelen. Maakt u gebruik van de bijzondere Spaanse belastingregeling voor werknemers die naar Spanje verhuizen, stop dan en win fiscaal advies in voordat u de activiteit wijzigt; leid noch voortzetting noch uitsluiting af uit alleen de DNV-status (overzicht van AEAT).

Zie voor de gewone Spaanse inschrijvingsprocedure, zodra de route vaststaat, hoe u zich in Spanje als autónomo inschrijft.

Veelgestelde vragen

Blijft mijn werknemers-A1 geldig nadat ik zelfstandige ben geworden?

Beschouw het document niet als bewijs van de nieuwe feiten. Het wordt niet automatisch ongeldig alleen omdat de omstandigheden veranderen, maar de grondslag als werknemer beschrijft geen werkelijk zelfstandig ondernemerschap meer. Informeer de afgevende instelling en verkrijg een nieuw besluit over de toepasselijke wetgeving; de afgevende instelling beslist of het oude document moet worden ingetrokken of vervangen.

Is dit een verlenging van het DNV of een wijziging van voorwaarden?

Het is een wijziging/mededeling van voorwaarden, die wordt afgehandeld via de huidige materialen van UGE met de titel ‘eerste aanvragen’. Het is geen gewone verlenging, en de indieningsroute garandeert op zichzelf geen nieuwe vergunning en verandert de huidige vervaldatum niet.

Heb ik 30 dagen vóór en na de wijziging?

Nee. De wettelijke regel is dat u een wijziging die de voorwaarden van de vergunning raakt, binnen 30 dagen nadat die zich heeft voorgedaan, aan UGE meldt. Er bestaat geen officiële symmetrische termijn van 30 dagen vóór en 30 dagen na.

Kan ik al beginnen met factureren voordat de stappen bij UGE, AEAT en RETA zijn afgerond?

Ga daar niet van uit. Neem in de Spaanse tak een RETA-toezegging op in het UGE-dossier; schrijf u na het verkrijgen van de vergunning vóór de start van de activiteit in bij het RETA. Ook formulier 036 moet, waar vereist, van kracht zijn voordat de bedrijfsactiviteit of de handelingen beginnen. Voor de meldingsplicht bij UGE blijft een eigen termijn van 30 dagen gelden na de wijziging die de voorwaarden van de vergunning raakt. Bent u al begonnen, vermeld dan de werkelijke datum en herstel iedere achterstallige stap onverwijld.

Kan ik tegelijkertijd een baan in loondienst houden en als freelancer werken?

Niet zonder bevestiging voor uw specifieke geval. De EU-regels voor sociale zekerheid kunnen sommige gemengde situaties of situaties in meerdere lidstaten dekken, maar de DNV-materialen beschrijven loondienst en professionele activiteit als afzonderlijke scenario’s en staan niet duidelijk iedere mengvorm toe binnen een ongewijzigd dossier. Vraag UGE en de bevoegde socialezekerheidsinstelling om een beslissing op basis van het werkelijke fysieke werkpatroon.

Mogen zelfstandige DNV-houders met Spaanse klanten werken?

Ja, maar alleen als professionele activiteit, met behoud van de kwalificerende buitenlandse professionele relatie, en alleen tot 20% van de totale professionele activiteit. De aangehaalde wet en de FAQ van UGE bepalen niet wat de noemer of de meetperiode is; verkrijg en documenteer daarom een op uw geval toegesneden methode voordat u Spaans werk aanneemt.

Garandeert een klantcontract voor onbepaalde tijd een vergunning voor drie jaar?

Nee. Volgens de wet is de verblijfsvergunning geldig voor de aangevraagde periode, met een maximum van drie jaar; een contract voor onbepaalde tijd garandeert die termijn niet (Ley 14/2013, artikel 74 quinquies). Een wijziging tijdens de looptijd van de vergunning laat de geldigheidsduur ook niet automatisch opnieuw ingaan.

Maakt de overstap naar autónomo automatisch een einde aan de Beckham-regeling?

Ga van geen van beide uitkomsten uit. De belastingregeling heeft eigen voorwaarden, los van UGE, de A1, de inschrijving in het fiscale register bij AEAT en RETA. Stop en win eerst advies in over de voorgenomen activiteit voordat u de wijziging doorvoert.

Volgende stap

Zodra de route voor immigratie en sociale zekerheid is bevestigd, kunt u zich online als autónomo inschrijven. De inschrijvingsdienst is de uitvoeringsstap; die vervangt niet het besluit van UGE of het besluit over de toepasselijke wetgeving.